Oberverwaltungshausen (BPD) – In einem weiteren Schritt zur besseren Nachvollziehbarkeit bereits nicht nachvollziehbarer Prozesse hat das Amt für geordnete Belegführung in Oberverwaltungshausen eine neue Verwaltungsvorschrift eingeführt. Bürgerinnen und Bürger müssen ab sofort nachweisen, dass ein von ihnen verlangter Nachweis tatsächlich notwendig ist, bevor dieser Nachweis von der Behörde als Nachweis angenommen werden kann.
Wie das Amt mitteilte, diene die Maßnahme der „qualitativen Absicherung nachweisbasierter Nachweisverfahren“. Ziel sei es, die Verwaltung vor unnötigen Dokumenten zu schützen, die nur deshalb eingereicht würden, weil die Verwaltung sie zuvor verlangt habe.
„Wir haben festgestellt, dass viele Bürger Nachweise einreichen, ohne vorher ausreichend nachzuweisen, warum wir diese Nachweise überhaupt benötigen“, erklärte Amtsleiter Klaus-Dieter Formblatt am Dienstagvormittag in einer sachlich stark gefalteten Pressemappe. „Das führt zu einer gefährlichen Verkürzung des Verwaltungsweges.“
Erst der Nachweisgrund, dann der Grundnachweis
Konkret müssen Antragsteller künftig das neue Formular N-17b „Vorläufige Begründung der möglichen Nachweiserforderlichkeit“ ausfüllen. Darin ist auf sechs Seiten darzulegen, weshalb ein bestimmtes Dokument möglicherweise geeignet sein könnte, eine Tatsache zu belegen, deren Belegung von der Behörde zunächst unverbindlich in Aussicht gestellt wurde.
Erst wenn dieses Formular erfolgreich geprüft wurde, erhalten Bürger eine Bescheinigung über die vorläufige Nachweisnotwendigkeit. Diese berechtigt allerdings noch nicht zur Einreichung des eigentlichen Nachweises, sondern lediglich zur Beantragung eines Termins zur Nachweisvorprüfung.
„Wir wollen niemanden überfordern“, betonte Formblatt. „Deshalb haben wir das Verfahren bewusst in mehrere übersichtliche Abschnitte gegliedert, die jeweils einzeln unverständlich sind.“
Nach Angaben der Zentralstelle für Formularwesen sei das neue Verfahren ein Meilenstein für mehr Transparenz. Schließlich könne nur durch zusätzliche Dokumentationspflichten nachvollzogen werden, warum bisher niemand mehr nachvollziehen könne, was eigentlich nachgewiesen werden müsse.
Bürger sollen entlastet werden
Die Behörde weist den Vorwurf zurück, das neue Verfahren erschwere den Alltag. Im Gegenteil: Die Bürger würden entlastet, da sie künftig nicht mehr wahllos Nachweise einreichen müssten, sondern zunächst nur nachweisen müssten, dass sie später vielleicht einen Nachweis einreichen dürfen.
„Das spart Zeit, Papier und Erwartungshaltung“, sagte eine Sprecherin des Amtes. „Viele Menschen kommen mit der falschen Vorstellung zu uns, ein geforderter Nachweis könne einfach vorgelegt und dann bearbeitet werden. Diese Form von Spontanverwaltung wollen wir schrittweise abbauen.“
Auch die Verwaltung selbst erhofft sich Vorteile. Durch die neue Vorprüfung könne verhindert werden, dass Sachbearbeiter mit vollständigen Unterlagen konfrontiert würden, bevor intern geklärt sei, ob vollständige Unterlagen in diesem Stadium des Verfahrens überhaupt zulässig seien.
Ein entsprechender Antrag kann ab sofort beantragt werden. Voraussetzung ist ein gültiger Identitätsnachweis, ein Nachweis über die Meldeadresse sowie ein vorläufiger Nachweis darüber, dass der Identitätsnachweis nicht nur vorhanden, sondern im jeweiligen Zusammenhang auch identitätsrelevant ist.
Sonderfall: Nachweis ohne Nachweisabsicht
Besonders kompliziert wird es für Bürger, die gar nicht wussten, dass sie einen Nachweis benötigen. Für diese Fälle wurde das Zusatzblatt N-17b/Unklar geschaffen. Es richtet sich an Personen, die erst durch die Ablehnung ihres Antrags erfahren, dass ein Nachweis gefehlt hat, dessen Notwendigkeit vorher nicht nachgewiesen wurde.
„Das ist ein wichtiger Schritt zu mehr Bürgernähe“, erklärte die stellvertretende Leiterin der Abteilung Belegwesen, Martina Stempel-Krüger. „Wir holen die Menschen genau dort ab, wo sie stehen: meistens vor einem geschlossenen Schalter mit einer Nummer, die seit 14 Minuten nicht mehr aufgerufen wird.“
Wer bereits einen Nachweis eingereicht hat, ohne dessen Notwendigkeit vorher bestätigen zu lassen, muss diesen Nachweis nicht erneut einreichen. Stattdessen muss rückwirkend nachgewiesen werden, dass der Nachweis zum Zeitpunkt seiner Einreichung nach objektivem Verwaltungsempfinden nachweisfähig war.
Dazu reicht laut Behörde eine formlose Erklärung nicht aus. Erforderlich ist eine formgebundene Erklärung über die Formlosigkeit des ursprünglichen Vorgangs.
Wirtschaft begrüßt klare Unklarheit
Auch lokale Unternehmen sind von der Neuerung betroffen. Wer etwa eine Bescheinigung für eine Genehmigung benötigt, muss künftig darlegen, warum diese Bescheinigung nicht nur verlangt, sondern auch verwaltungslogisch begründbar verlangt wurde.
Ein Handwerksbetrieb aus der Region berichtet, er habe für eine einfache Erlaubnis zur Aufstellung eines Baucontainers zunächst einen Lageplan, anschließend einen Nachweis über die Lageplanbedürftigkeit und schließlich eine Stellungnahme zur Frage einreichen müssen, ob der Lageplan ohne anerkannte Lageplanbedürftigkeit überhaupt als Lageplan gelten dürfe.
Die Behörde sieht darin keinen Widerspruch. „Ein Verfahren ist erst dann belastbar, wenn auch seine Belastbarkeit belastbar belegt wurde“, sagte ein Sprecher. „Wir können nicht einfach davon ausgehen, dass ein Nachweis notwendig ist, nur weil wir ihn verlangen. Das wäre verwaltungsrechtlich viel zu direkt.“
Nach Angaben aus dem Amt seien erste Rückmeldungen positiv. Viele Bürger hätten zwar nicht verstanden, worum es gehe, dies aber immerhin schriftlich bestätigt. Einige hätten sogar bereits einen Termin zur Klärung ihrer Unklarheit beantragt.
Digital nur mit Ausdruck
Zur Erleichterung wird das neue Nachweisnotwendigkeitsformular auch digital bereitgestellt. Nach dem Herunterladen muss es ausgedruckt, handschriftlich unterschrieben, eingescannt, erneut ausgedruckt und anschließend persönlich vorgelegt werden. Eine rein digitale Einreichung sei derzeit noch nicht möglich, da der digitale Nachweis über die Notwendigkeit des digitalen Nachweises technisch noch nicht ausreichend analogisiert sei.
Das Bundesministerium für digitale Entschleunigung begrüßte die örtliche Initiative als „richtungsweisenden Impuls zur kontrollierten Prozessverzögerung“. Man prüfe bereits, ob ein ähnliches Modell bundesweit eingeführt werden könne.
„Deutschland braucht Verfahren, die den Menschen nicht mit Ergebnissen überfordern“, hieß es aus Ministeriumskreisen. „Manchmal ist der Weg zum Antrag wichtiger als der Antrag selbst. Vor allem, wenn der Antrag am Ende ohnehin zurückgegeben wird.“
Nächste Reform bereits angekündigt
Für das kommende Quartal plant das Amt bereits die nächste Ausbaustufe. Dann soll zusätzlich geprüft werden, ob der Nachweis über die Notwendigkeit eines Nachweises seinerseits nachweispflichtig ist. Dazu soll eine unabhängige Kommission zur Vereinfachung komplexer Vereinfachungen eingesetzt werden.
Diese werde zunächst ermitteln, ob sie für die Ermittlung zuständig sei. Zuständig ist zunächst niemand, perspektivisch aber alle.
Bürgerinnen und Bürger, die sich über das neue Verfahren beschweren möchten, können dies laut Amt selbstverständlich tun. Voraussetzung sei lediglich ein Beschwerdevorbereitungsnachweis, aus dem hervorgehe, dass die Beschwerde nicht nur empfunden, sondern auch beschwerdefähig sei.
Auf die Frage, was passiere, wenn jemand keinen Nachweis über die Notwendigkeit des Nachweises vorlegen könne, zeigte sich Amtsleiter Formblatt zuversichtlich.
„Dann ist das Verfahren endlich eindeutig“, sagte er. „In diesem Fall fehlt nicht der Nachweis. Es fehlt der Nachweis, dass der fehlende Nachweis fehlen durfte.“