Oberverwaltungshausen (BPD) – Dem Bananenpolitischen Dienst liegt ein internes Formular vor, mit dem Beschäftigte einer Verwaltungseinheit die Ausgabe eines Kugelschreibers beantragen können. Das Dokument mit der Kennung K-17/SchreibM-Vorprüfung umfasst 17 Pflichtfelder, zwei Unterschriftsleisten, eine Belehrung zur ordnungsgemäßen Minennutzung sowie den Hinweis, dass der Kugelschreiber erst nach positiver Plausibilitätsprüfung „körperlich bereitgestellt, jedoch noch nicht zwingend verwendungsfähig“ sei.
Nach BPD-Informationen trägt das Formular den Titel „Antrag auf vorläufige Überlassung eines dienstlich veranlassten Schreibgeräts mit nicht-elektronischer Abdruckfunktion“. Es soll künftig überall dort eingesetzt werden, wo bisher Kugelschreiber einfach aus Schubladen genommen wurden.
Dieser Zustand habe nach Einschätzung der zuständigen Stellen „zu erheblichen Transparenzdefiziten im Bereich der informellen Schreibmittelbewegung“ geführt.
Schreibgerät nur bei nachgewiesenem Schreibbedarf
Wie das Amt mitteilte, diene das neue Verfahren der besseren Nachvollziehbarkeit bereits nicht nachvollziehbarer Prozesse. Insbesondere müsse verhindert werden, dass Kugelschreiber ohne konkreten Verwaltungsvorgang in Umlauf gerieten.
„Wir können nicht zulassen, dass Schreibmittel spontan, emotional oder aus bloßem Nutzungswillen heraus verwendet werden“, erklärte ein Sprecher der Zentralstelle für Formularwesen. „Ein Kugelschreiber ist kein loses Alltagsobjekt, sondern ein dokumentationsfähiges Instrument mit potenzieller Behördenwirkung.“
Das Formular verlangt unter anderem Angaben zur gewünschten Minenfarbe, zur voraussichtlichen Anzahl der geplanten Schriftzüge, zum Zweck der Schreibhandlung sowie zur Frage, ob der beantragte Kugelschreiber möglicherweise zur Ausfüllung weiterer Formulare genutzt werden soll. In diesem Fall ist laut Anhang 3 eine gesonderte „Folgenutzungsabsichtserklärung“ beizufügen.
Besonders heikel ist Pflichtfeld 11. Dort müssen Antragsteller ankreuzen, ob sie bereits im Besitz eines anderen Schreibgeräts sind, das zwar leer, verloren, fremd, privat, unauffindbar oder nur gefühlt vorhanden ist. Falschangaben können laut Belehrung „zu einer erneuten Schreibmittelbedarfsfeststellung unter erschwerten Mitwirkungsbedingungen“ führen.
Interne Prüfung in drei Stufen
Vor der Ausgabe eines Kugelschreibers ist zunächst eine Vorprüfung vorgesehen. Dabei wird festgestellt, ob der Antrag vollständig, lesbar und mit einem geeigneten Schreibgerät ausgefüllt wurde. Sollte dem Antragsteller hierfür kein Kugelschreiber zur Verfügung stehen, kann ein Leihkugelschreiber beantragt werden. Dieser darf jedoch ausschließlich zum Ausfüllen des Kugelschreiberantrags verwendet werden und muss unmittelbar danach in neutraler Haltung zurückgelegt werden.
„Wir haben hier einen sehr bürgernahen Prozess geschaffen“, sagte Klaus-Dieter Formblatt, kommissarischer Referent für materielle Kleinstbedarfe im Bundesamt für gefühlte Zuständigkeit. „Niemand muss mehr unkontrolliert schreiben. Das ist ein großer Fortschritt für alle Beteiligten, insbesondere für die Ablage.“
Nach erfolgreicher Vorprüfung wird der Antrag an die Unterarbeitsgruppe Schreibmittelkontrolle weitergeleitet. Dort erfolgt eine Einordnung nach Dringlichkeitsstufen. Ein roter Kugelschreiber gilt demnach als „erhöht begründungsbedürftig“, ein blauer als „regelmäßig plausibel“, ein schwarzer als „amtlich möglich, aber atmosphärisch streng“. Grüne Kugelschreiber sollen nur noch nach vorheriger Umweltfolgenabwägung ausgegeben werden, da sie „zu optimistische Bearbeitungssignale“ senden könnten.
Aus dem internen Dokument geht außerdem hervor, dass der Kugelschreiber nach Bewilligung nicht automatisch ausgehändigt wird. Vielmehr erhält der Antragsteller zunächst eine schriftliche Mitteilung über die beabsichtigte Schreibmittelbereitstellung. Gegen diese Mitteilung kann innerhalb von 14 Tagen vorsorglich Widerspruch eingelegt werden, falls der Kugelschreiber inzwischen nicht mehr benötigt wird.
Bürger sollen indirekt profitieren
Obwohl das Formular zunächst nur für interne Verwaltungszwecke gedacht ist, sieht die zuständige Stelle auch Vorteile für Bürgerinnen und Bürger. Durch die lückenlose Erfassung von Kugelschreibern könne langfristig nachvollzogen werden, warum bestimmte Bescheide in blauer, schwarzer oder gar nicht lesbarer Tinte verfasst wurden.
„Transparenz beginnt dort, wo der erste Strich gemacht wird“, erklärte eine Sprecherin der Kommission zur Vereinfachung komplexer Vereinfachungen. „Wenn ein Bürger nach drei Monaten einen Bescheid erhält, soll er künftig sicher sein können, dass wenigstens der Kugelschreiber ordnungsgemäß beantragt wurde.“
Kritik an dem Verfahren weist die Behörde zurück. Es handele sich keineswegs um Bürokratieaufbau, sondern um eine „strukturierte Entlastung durch vorgelagerte Kleinstverwaltung“. Man habe die Beantragung eines Kugelschreibers bewusst schlank gehalten. Ursprünglich seien 42 Pflichtfelder, eine Fotodokumentation des leeren Stifthalters sowie ein Nachweis über die persönliche Schreibfähigkeit vorgesehen gewesen.
In der nun vorliegenden Fassung sei man den Beschäftigten deutlich entgegengekommen. So müsse die gewünschte Griffzone nicht mehr millimetergenau beschrieben werden. Auch die frühere Pflicht, die emotionale Bindung an bisher genutzte Kugelschreiber offenzulegen, wurde gestrichen.
Zuständig ist zunächst niemand
Unklar bleibt allerdings, welche Stelle den Antrag am Ende tatsächlich genehmigt. Im Dokument heißt es dazu, zuständig sei „zunächst niemand, perspektivisch aber alle“. Die operative Gesamtverantwortung liege bei derjenigen Organisationseinheit, die sich im Moment der Antragstellung „am wenigsten erfolgreich für unzuständig erklären“ könne.
Für Rückfragen verweist das Formular auf ein eigenes Kontaktformular. Dieses darf jedoch nur verwendet werden, wenn zuvor schriftlich bestätigt wurde, dass die Rückfrage nicht durch einfaches Lesen des Kugelschreiberformulars hätte vermieden werden können. Zuständig für diese Bestätigung ist die Stelle für vermeidbare Rückfragen, deren Zuständigkeit derzeit geprüft wird.
Besonders bemerkenswert ist Abschnitt 6 des internen Papiers. Dort wird empfohlen, Kugelschreiber künftig nicht mehr offen in Bechern auf Schreibtischen aufzubewahren. Diese Praxis könne „eine niedrigschwellige Schreibmittelverfügbarkeit suggerieren“ und damit Erwartungen wecken, die im Einklang mit modernen Verwaltungszielen nicht erfüllt werden sollten.
Stattdessen sollen Schreibgeräte in verschlossenen Ausgabeboxen gelagert werden. Der Schlüssel zur Box wird separat verwaltet. Für seine Nutzung ist ein Schlüsselentnahmevermerk auszufüllen, der allerdings nur mit einem bereits genehmigten Kugelschreiber rechtswirksam unterschrieben werden kann.
Pilotprojekt soll ausgeweitet werden
Nach Angaben aus Verwaltungskreisen soll das Verfahren zunächst in drei Referaten getestet werden, die bereits über ausreichende Erfahrung mit Vorgängen unterhalb der Bagatellgrenze verfügen. Bei erfolgreicher Evaluation ist eine Ausweitung auf Bleistifte, Büroklammern und „sonstige bewegliche Kleinstgegenstände mit Ordnungspotenzial“ geplant.
Ein entsprechender Antrag kann ab sofort beantragt werden.
Auch eine digitale Lösung sei in Vorbereitung. Das Bundesministerium für digitale Entschleunigung arbeite an einem Online-Portal, über das Kugelschreiber künftig medienbrucharm beantragt werden können. Die Bestätigung werde anschließend aus Sicherheitsgründen ausgedruckt, unterschrieben, eingescannt, ausgedruckt und in Papierform abgeheftet.
„Wir wollen die Verwaltung moderner machen, ohne sie unnötig zu beschleunigen“, hieß es aus dem Ministerium. „Gerade bei Kugelschreibern ist Augenmaß wichtig. Wer zu schnell schreibt, überspringt womöglich Zuständigkeiten.“
Für Beschäftigte, die kurzfristig etwas notieren müssen, sieht das Formular eine Härtefallregelung vor. In dringenden Ausnahmefällen darf ein Gedanke vorläufig im Kopf behalten werden. Die endgültige Niederschrift ist jedoch nach Genehmigung des Schreibmittels unverzüglich nachzuholen.
Bis dahin gilt der Gedanke als schwebend verwaltungsintern.