Stuttgart (BPD) – In einem wegweisenden Schritt zur nachhaltigen Entlastung überlasteter Mitarbeiter hat die Geschäftsleitung eines mittelständischen Unternehmens angekündigt, die Zahl der wöchentlichen Statusberichte deutlich zu erhöhen. Dadurch solle künftig früher, präziser und vor allem schriftlicher erkannt werden, warum niemand mehr zu seiner eigentlichen Arbeit kommt.
Nach Angaben der internen Stabsstelle für operative Beruhigung werde das Team ab kommender Woche nicht mehr nur einen wöchentlichen Projektstatus abgeben, sondern zusätzlich einen Vorstatus, einen Zwischenstatus, einen Status zum Status sowie eine abschließende Selbsteinschätzung zur empfundenen Statusdichte. Die Maßnahme diene der besseren Nachvollziehbarkeit bereits nicht nachvollziehbarer Prozesse.
„Wir haben festgestellt, dass viele Mitarbeitende unter zu viel Arbeit leiden“, erklärte Bereichsleiter Klaus-Dieter Formblatt bei der Vorstellung des neuen Entlastungskonzepts. „Deshalb geben wir ihnen jetzt mehr Gelegenheiten, diese Belastung strukturiert zu dokumentieren. Das schafft Transparenz, und Transparenz ist bekanntlich die Vorstufe von Entlastung.“
Entlastung zunächst nur schriftlich
Kern des neuen Modells ist ein dreistufiges Berichtssystem, das nach Unternehmensangaben „unbürokratisch, agil und jederzeit ausfüllbar“ sein soll. In der ersten Stufe erfassen Beschäftigte, welche Aufgaben sie aktuell nicht schaffen. In der zweiten Stufe begründen sie, warum sie diese Aufgaben nicht schaffen. In der dritten Stufe dokumentieren sie, welche Aufgaben sie wegen der ersten beiden Stufen zusätzlich nicht schaffen konnten.
Für besondere Belastungsspitzen ist außerdem ein sogenannter Akutstatus vorgesehen. Dieser muss innerhalb von 30 Minuten nach Eintritt der Überlastung eingereicht werden, spätestens jedoch vor Beginn der eigentlichen Überlastung. Wer den Akutstatus nicht rechtzeitig abgibt, gilt laut interner Richtlinie zunächst als „nicht nachweisbar überlastet“.
„Wir wollen weg von diesem diffusen Gefühl, dass alle zu viel zu tun haben“, sagte eine Sprecherin der neu eingerichteten Abteilung Fortschrittskontrolle und Rückmeldungsverdichtung. „Künftig soll niemand mehr einfach nur erschöpft sein, ohne dass dazu eine belastbare Excel-Grundlage vorliegt.“
Die Geschäftsleitung betonte, die neuen Berichte seien keinesfalls als Misstrauensinstrument zu verstehen. Vielmehr handele es sich um ein modernes Beteiligungsformat, bei dem Mitarbeitende aktiv daran mitwirken könnten, ihre eigene Überforderung in verwertbare Kennzahlen zu überführen.
Führungskräfte zeigen sich erleichtert
In der Führungsebene stößt die Maßnahme auf breite Zustimmung. Endlich könne man erkennen, wo genau Arbeit liegen bleibe, ohne dafür mit den betroffenen Personen sprechen zu müssen. Besonders positiv bewertet werde die Möglichkeit, aus den Statusberichten automatisch neue Meetings abzuleiten.
„Wenn in einem Bericht steht, dass jemand keine Zeit für ein Meeting hat, ist das für uns ein klares Signal, hierzu zeitnah ein Meeting anzusetzen“, erklärte Formblatt. „Nur so können wir gemeinsam herausfinden, warum die Person keine Zeit hatte, das Meeting vorzubereiten.“
Parallel soll ein Ampelsystem eingeführt werden. Grün bedeutet, dass alles im Plan ist. Gelb bedeutet, dass ein Problem besteht. Rot bedeutet, dass das Problem bereits in mehreren Berichten erwähnt wurde und nun in eine Arbeitsgruppe überführt werden kann. Für Fälle, in denen niemand mehr weiß, worum es ursprünglich ging, ist die neue Farbe Beige vorgesehen.
Beige markiert laut Unternehmen einen „organisatorisch stabilen Schwebezustand“, in dem zwar keine Lösung mehr erwartet werde, der Vorgang aber aus Gründen der Prozesshygiene weiter gepflegt werden müsse.
Mehr Überblick durch zusätzliche Unübersichtlichkeit
Um die Mitarbeitenden nicht mit unterschiedlichen Berichtsvorlagen zu verwirren, sollen alle Formulare künftig einheitlich unterschiedlich aussehen. Je nach Abteilung, Projektphase und Stimmungslage des Vorgesetzten stehen verschiedene Versionen zur Verfügung, darunter „Statusbericht kompakt“, „Statusbericht vertieft“, „Statusbericht eskalierend“ und „Statusbericht ohne unmittelbaren Anlass“.
Besonderes Augenmerk legt die Geschäftsleitung auf den neuen Entlastungsmonitor. Dieses digitale Dashboard zeigt in Echtzeit an, wie viele Stunden pro Woche für die Dokumentation fehlender Arbeitszeit verwendet werden. In einer ersten Testphase habe sich gezeigt, dass die Belastung der Beschäftigten durch das neue System um 18 Prozent sichtbarer geworden sei.
„Natürlich ist die tatsächliche Arbeitslast nicht gesunken“, räumte die Sprecherin ein. „Aber sie ist jetzt farblich besser aufbereitet. Das ist ein wichtiger Schritt.“
Auf Nachfrage, ob man zur Entlastung des Teams auch Aufgaben streichen, Prioritäten klären oder zusätzliche Stellen schaffen könne, verwies die Geschäftsleitung auf den laufenden Prüfprozess. Dieser werde zunächst in einem gesonderten Prüfstatus erfasst. Zuständig sei zunächst niemand, perspektivisch aber alle.
Mitarbeitende dürfen Überforderung künftig selbst pflegen
Im Team selbst wurde die Ankündigung mit jener konzentrierten Stille aufgenommen, die in Unternehmen häufig als Zustimmung gewertet wird. Mehrere Beschäftigte sollen während der Präsentation bereits begonnen haben, ihre To-do-Listen um den Punkt „Statusbericht zur Entlastung schreiben“ zu ergänzen.
Eine Mitarbeiterin aus dem Projektmanagement äußerte sich vorsichtig optimistisch. „Ich finde es gut, dass meine Überlastung endlich ernst genommen wird“, sagte sie. „Vor allem, weil ich sie jetzt dreimal pro Woche neu formulieren darf. Dadurch bleibt sie frisch.“
Ein anderer Mitarbeiter begrüßte besonders die neue Pflicht zur Selbsteinschätzung. „Bisher wusste ich oft nur, dass ich keine Zeit habe. Jetzt kann ich präzise angeben, ob ich keine Zeit wegen Arbeit, wegen Abstimmungen oder wegen Statusberichten über Arbeit und Abstimmungen habe. Das ist schon ein Fortschritt.“
Zur weiteren Unterstützung plant das Unternehmen kurze Schulungen mit dem Titel „Effizient berichten trotz eigentlicher Tätigkeit“. Dort sollen Mitarbeitende lernen, wie sie Berichte schneller ausfüllen, ohne den Eindruck zu erwecken, noch Kapazitäten zu haben. Fortgeschrittene können an einem Aufbaukurs teilnehmen: „Dringlichkeit korrekt darstellen, ohne neue Rückfragen auszulösen“.
Nächste Stufe bereits in Vorbereitung
Die Geschäftsleitung sieht in dem neuen Verfahren erst den Anfang einer umfassenden Entlastungsoffensive. Für das kommende Quartal ist bereits ein monatlicher Entlastungsbericht geplant, in dem sämtliche Statusberichte zusammengefasst, bewertet und zur weiteren Bearbeitung zurück an die Teams gegeben werden.
Außerdem soll ein „Taskforce-Kreis Arbeitsfähigkeit“ gegründet werden. Dieser trifft sich jeden Dienstagvormittag, um zu prüfen, warum dienstagsvormittags besonders wenig operative Arbeit erledigt wird. Die Ergebnisse werden anschließend in einem Sonderstatus dokumentiert.
„Unser Ziel ist klar“, sagte Formblatt abschließend. „Wir wollen die Mitarbeitenden so stark entlasten, dass sie sich irgendwann nur noch auf das Wesentliche konzentrieren können: die lückenlose Darstellung dessen, was sie ohne die Entlastungsmaßnahmen geschafft hätten.“
Bis dahin bittet die Geschäftsleitung um Geduld. Wer durch die neuen Statuspflichten zusätzliche Belastung empfindet, kann dies ab sofort melden. Das entsprechende Formular trägt den Titel „Rückmeldung zur entlastungsbedingten Mehrbelastung“ und muss vor Einreichung zunächst in einem Vorabstatus angekündigt werden.