Berlin (BPD) – In Deutschland 2030 wird der Gang zum Amt deutlich planbarer: Bürgerinnen und Bürger müssen ihre Wartezeit künftig vorab online beantragen. Das sieht eine neue Verordnung des Bundesministeriums für digitale Entschleunigung vor, die am Montag gemeinsam mit der Zentralstelle für Formularwesen vorgestellt wurde. Ziel der Maßnahme sei es, „ungeordnete Wartevorgänge im öffentlichen Raum“ zu vermeiden und die bisherige Praxis des spontanen Herumsitzens in Fluren, Vorzimmern und Wartezonen rechtssicher zu strukturieren.
Wie das Amt mitteilte, können Bürger ab sofort über das Portal „WarteZeitOnline 2.0“ einen Antrag auf Zuteilung einer behördlich anerkannten Wartephase stellen. Erst nach erfolgreicher Genehmigung dürfen sie in einer Behörde offiziell warten. Wer ohne gültigen Wartebescheid erscheint, muss zunächst an einem separaten Schalter einen Termin zur Klärung der unzulässigen Anwesenheit vereinbaren.
„Wir schaffen damit endlich Transparenz in einem Bereich, der bislang viel zu unreguliert war“, erklärte Klaus-Dieter Formblatt, kommissarischer Sonderbeauftragter für passive Bürgeranwesenheit. „Bisher konnte im Prinzip jeder einfach kommen, eine Nummer ziehen und warten. Das war weder effizient noch ausreichend dokumentiert.“
Warten nur mit Vorlauf
Der neue Online-Antrag umfasst 17 Seiten und kann ausschließlich digital eingereicht werden. Erforderlich sind neben Name, Adresse und Geburtsdatum auch Angaben zur gewünschten Warteart. Bürger müssen künftig auswählen, ob sie stehend, sitzend, innerlich resignierend oder sichtbar hoffnungsvoll warten möchten. Für besonders lange Wartezeiten ab 90 Minuten ist zusätzlich eine Selbstauskunft zur psychischen Belastbarkeit vorgesehen.
Nach Angaben aus Regierungskreisen diene die Maßnahme der besseren Nachvollziehbarkeit bereits nicht nachvollziehbarer Prozesse. „Wenn Bürger ohnehin warten, sollten wir wenigstens wissen, warum, wie lange und mit welcher inneren Haltung“, sagte eine Sprecherin des Ministeriums. „Die Verwaltung kann nur dann effizienter werden, wenn auch Verzögerungen ordnungsgemäß vorbereitet sind.“
Die Bearbeitungszeit für einen Antrag auf Wartezeit beträgt laut Ministerium derzeit sechs bis acht Wochen. In dringenden Fällen kann ein Eilantrag gestellt werden. Dieser berechtigt allerdings nicht zum sofortigen Warten, sondern lediglich zur bevorzugten Prüfung, ob eine spätere Wartezeit überhaupt erforderlich sein könnte.
Ein entsprechender Antrag kann ab sofort beantragt werden.
Digitale Entlastung durch zusätzliche Schritte
Das neue System soll nach offiziellen Angaben die Behörden entlasten. Bürger, die früher unangemeldet erschienen und dann ohne ausreichende Vorwarnung warteten, hätten die Verwaltung vor erhebliche organisatorische Herausforderungen gestellt. Besonders problematisch seien Menschen gewesen, die bereits um 7.45 Uhr vor der Tür standen, obwohl die Behörde erst um 8.00 Uhr öffnete.
„Solche Vorwartezeiten lagen bislang in einem rechtlichen Graubereich“, erklärte Formblatt. „Niemand wusste, ob diese Menschen schon warteten, erst wartend wurden oder lediglich herumstanden. Diese Unsicherheit konnte der moderne Staat nicht länger hinnehmen.“
Künftig wird deshalb zwischen Vorwartezeit, Hauptwartezeit und Nachwartezeit unterschieden. Die Vorwartezeit beginnt mit dem Betreten des Gebäudes, sofern dieses Betreten vorher genehmigt wurde. Die Hauptwartezeit startet erst, wenn der Bürger eine Wartenummer erhalten hat. Die Nachwartezeit umfasst jenen Zeitraum, in dem Bürger nach einem erfolglosen Termin noch im Gebäude bleiben, weil ihnen niemand klar sagen konnte, welcher Schalter nun zuständig ist.
Zuständig ist zunächst niemand, perspektivisch aber alle.
Neue App stürzt Antragsteller geordnet ab
Für die digitale Umsetzung wurde die App „Wartefrei durch Warten“ entwickelt. Sie soll Bürger Schritt für Schritt durch den Antragsprozess führen. Nach dem Öffnen der App erscheint zunächst ein Hinweis, dass die App aufgrund hoher Nachfrage aktuell nicht erreichbar sei. Dieser Hinweis gilt laut Ministerium bereits als erster erfolgreicher Kontakt mit der Verwaltung.
„Wir wollten ein möglichst realistisches digitales Erlebnis schaffen“, sagte eine Sprecherin des Bundesamts für gefühlte Zuständigkeit. „Wenn eine App sofort funktionieren würde, entstünde bei vielen Bürgern der falsche Eindruck, der Staat habe seine Prozesse überhastet modernisiert.“
Wer die App dennoch erreicht, muss sich mit dem elektronischen Personalausweis, einer Wartesteuer-Identifikationsnummer und einer einmaligen Gedulds-PIN anmelden. Die Gedulds-PIN wird per Post zugestellt, sofern zuvor ein digitaler Antrag auf postalische PIN-Übermittlung genehmigt wurde.
Nach erfolgreichem Login prüft das System automatisch, ob überhaupt ein berechtigtes Warteinteresse vorliegt. Dazu müssen Bürger nachweisen, dass sie ein Anliegen haben, das unklar genug ist, um eine persönliche Vorsprache zu rechtfertigen. Wer sein Problem zu präzise beschreibt, kann abgelehnt werden, weil dann möglicherweise eine telefonische Nichtzuständigkeit ausreicht.
Behörden begrüßen mehr Übersicht
In den Kommunen stößt die neue Regelung überwiegend auf Zustimmung. Mehrere Amtsleitungen erklärten, man könne nun besser planen, wann Bürger unzufrieden seien. Besonders hilfreich sei die Möglichkeit, Wartezeiten nach Wochentag, Lebenslage und Frustrationsgrad zu sortieren.
„Früher wussten wir oft erst morgens, wie viele Menschen heute enttäuscht werden müssen“, sagte ein fiktiver Verwaltungsleiter aus einer mittelgroßen Stadt. „Jetzt können wir Enttäuschung langfristig einplanen und bei Bedarf auf andere Dienststellen verteilen.“
Auch für Bürgerinnen und Bürger bringe das Verfahren Vorteile, betont das Ministerium. Wer einen genehmigten Wartebescheid erhält, bekommt künftig ein PDF mit QR-Code, Wartefenster und voraussichtlicher Ungewissheit. Darin steht zum Beispiel: „Sie dürfen am 14. Oktober zwischen 10.20 Uhr und 13.50 Uhr warten. Eine Bearbeitung Ihres Anliegens ist in diesem Zeitraum nicht vorgesehen, aber grundsätzlich denkbar.“
Für Menschen ohne Internetzugang soll es eine analoge Lösung geben. Sie können den Online-Antrag persönlich im Amt beantragen. Dafür ist allerdings vorab eine digitale Wartezeitgenehmigung erforderlich.
Wirtschaft sieht Chancen
Auch die Wirtschaft reagiert interessiert. Erste Start-ups arbeiten bereits an kostenpflichtigen Premiumdiensten, die Bürger beim Ausfüllen ihrer Warteanträge unterstützen. Geplant sind unter anderem Abo-Modelle für häufig Wartende, Familien-Wartepakete und ein Express-Service, der automatisch freie Wartefenster in benachbarten Landkreisen sucht.
Die Bundesvereinigung der Sitzmöbelhersteller begrüßte die Reform. Durch die genaue Erfassung genehmigter Wartezeiten könne der Bedarf an Kunststoffstühlen mit metallischer Kältewirkung endlich zuverlässiger prognostiziert werden. Auch Automatenbetreiber hoffen auf stabile Umsätze durch planbare Müdigkeit, trockene Kehlen und überteuerte Laugenstangen.
Gewerkschaften fordern unterdessen, dass auch Beschäftigte in Behörden besser geschützt werden. Wenn Bürger ihre Wartezeit professioneller vorbereiteten, müssten Mitarbeiter künftig mit deutlich strukturierterer Verzweiflung umgehen. Hierfür brauche es Schulungen, Fortbildungen und mindestens eine neue Koordinierungsstelle.
Nächste Stufe bereits geplant
Laut Ministerium handelt es sich bei der neuen Wartezeitverordnung nur um den ersten Schritt. In einer späteren Ausbaustufe sollen Bürger auch beantragen können, ob sie nach dem Warten tatsächlich aufgerufen werden möchten. Das sei aus Sicht der Verwaltung ein besonders sensibler Moment, da mit dem Aufruf häufig Erwartungen verbunden seien.
„Wir müssen verhindern, dass Bürger aus einer genehmigten Wartezeit automatisch einen Anspruch auf Bearbeitung ableiten“, erklärte Klaus-Dieter Formblatt. „Warten ist ein eigenständiger Verwaltungsakt. Die Bearbeitung eines Anliegens bleibt davon unberührt.“
Geplant ist außerdem ein bundesweites Wartekonto. Dort sollen alle behördlichen Wartezeiten eines Lebens gesammelt werden. Wer besonders häufig, geduldig und formgerecht wartet, könnte später einen Bonus erhalten – etwa bevorzugten Zugang zu einer Warteliste für schnellere Wartelisten.
Bis zur vollständigen Einführung bittet das Ministerium um Geduld. Diese müsse allerdings nicht gesondert beantragt werden, solange sie still, privat und ohne erkennbare Erwartungshaltung erfolgt.
Ab 2031 soll dann geprüft werden, ob Bürger künftig vor dem Beantragen einer Wartezeit zunächst eine Vorabgenehmigung zur Absicht des Wartens benötigen. Der dafür zuständige Ausschuss wurde bereits eingerichtet. Er tagt, sobald alle Mitglieder einen Termin zur Terminfindung erhalten haben.