Oberverwaltungshausen (BPD) – Wer in Deutschland einen Behördentermin erhält, sollte nach Einschätzung führender Verwaltungsbeobachter unverzüglich einen persönlichen Feiertag beantragen. Das geht aus einer internen Empfehlung der Zentralstelle für Terminwesen, Wartemarken und emotionale Ausnahmezustände hervor, die am Freitag bekannt wurde. Demnach sei ein bestätigter Termin im Bürgeramt, Bauamt, Ausländeramt oder einer vergleichbaren Einrichtung nicht länger als gewöhnlicher Verwaltungsvorgang zu betrachten, sondern als „kalenderisches Sonderereignis mit feierlichem Charakter“.
Wie das Amt mitteilte, diene die Maßnahme der besseren Einordnung jener seltenen Momente, in denen Bürgerinnen und Bürger nicht nur eine Nummer ziehen, sondern tatsächlich eine Uhrzeit erhalten. „Wir sprechen hier nicht von einem normalen Termin“, erklärte ein Sprecher der Zentralstelle. „Wir sprechen von einem Vorgang, bei dem ein Mensch, ein Formular und ein freier Zeitslot zur selben Zeit am selben Ort existieren. Das ist verwaltungswissenschaftlich bemerkenswert.“
Nach vorläufiger Behördenlogik soll der persönliche Feiertag nicht automatisch gewährt werden. Vielmehr müssten Bürger zunächst nachweisen, dass der Termin tatsächlich stattfindet, nicht versehentlich doppelt vergeben wurde und nicht wegen Krankheit, Systemumstellung, Brückentag, Personalengpass, Softwarepflege oder ungeklärter Zuständigkeit ausfällt. Ein entsprechender Antrag kann ab sofort beantragt werden.
Ein Tag für die Republik
Der neue Feiertag soll nach aktuellem Stand den Arbeitstitel „Tag der vorübergehenden Zuständigkeit“ tragen. Er darf nur einmal pro Lebensabschnitt begangen werden, es sei denn, der Bürger kann glaubhaft machen, dass er zwischenzeitlich umgezogen ist, ein Kind bekommen hat, ein Auto anmelden musste oder eine einfache Bescheinigung benötigte, deren Ausstellung nach Einschätzung des zuständigen Sachgebiets „grundsätzlich möglich, aber derzeit nicht terminnah“ sei.
Besonders empfohlen wird der Feiertag bei Terminen, die weiter als vier Monate in der Zukunft liegen. In solchen Fällen könne der emotionale Vorbereitungsaufwand mit dem eines runden Geburtstags, einer standesamtlichen Eheschließung oder einer mittelgroßen Steuerprüfung vergleichbar sein.
„Viele Bürger unterschätzen, was ein bestätigter Behördentermin psychologisch bedeutet“, sagte Klaus-Dieter Formblatt, kommissarischer Beauftragter für seltene Verwaltungsbegegnungen. „Man beginnt plötzlich wieder zu planen. Man legt Unterlagen bereit. Man glaubt an Abläufe. Das sind sehr starke Gefühle, mit denen man behutsam umgehen muss.“
Nach Angaben aus Verwaltungskreisen wird daher empfohlen, den Tag vor dem Termin als „stilles Vorbereitungsfenster“ zu behandeln. Bürger sollten an diesem Tag keine riskanten Tätigkeiten ausführen, etwa Druckerpatronen wechseln, Passbilder prüfen oder versuchen, auf der Behördenwebseite ein weiteres Formular zu finden. Auch vom Lesen der Terminbestätigung werde in emotional instabilen Phasen abgeraten, da einzelne Formulierungen wie „Bitte bringen Sie alle erforderlichen Unterlagen mit“ erfahrungsgemäß zu akuter Selbstzweifelbildung führen könnten.
Der Antrag zum Feiertag benötigt einen Termin
Die Beantragung des persönlichen Feiertags soll über das Formular F-17b „Anzeige eines außergewöhnlichen Verwaltungserfolgs“ erfolgen. Dieses muss laut Entwurf persönlich eingereicht werden. Dafür ist wiederum ein Termin erforderlich, der frühestens nach Wahrnehmung des ursprünglichen Termins vergeben werden kann. Die Behörden sehen darin keinen Widerspruch, sondern einen „zeitlich gestaffelten Nachweis innerer Konsequenz“.
„Ein Feiertag ohne vorherige Verfahrensprüfung würde die Bürger möglicherweise in falscher Sicherheit wiegen“, erklärte eine Sprecherin des Bundesamts für gefühlte Zuständigkeit. „Unser Ziel ist es nicht, Freude zu verhindern. Unser Ziel ist es, Freude zuständigkeitskonform zu begleiten.“
Die Verwaltung betont, dass der Feiertag nicht der Erholung dienen solle. Vielmehr gehe es um die angemessene Würdigung eines Vorgangs, der im Alltag vieler Menschen eine immer größere Bedeutung erlange. Wer es geschafft habe, online einen Termin zu buchen, eine Bestätigungsmail zu erhalten und diese nicht im Spamordner zwischen Paketbenachrichtigung, Stromtarifwerbung und „Ihr Antrag wurde noch nicht gestellt“ zu verlieren, habe bereits einen erheblichen Beitrag zur Stabilität des Gemeinwesens geleistet.
Unklar ist bislang, ob Arbeitgeber verpflichtet werden sollen, den persönlichen Feiertag anzuerkennen. Erste Vorschläge sehen vor, dass Beschäftigte ihre Abwesenheit mit einer Kopie der Terminbestätigung, einer eidesstattlichen Erklärung sowie einem Ausdruck des Browserfensters nachweisen können, auf dem der Satz „Ihr Termin wurde erfolgreich gebucht“ zu sehen ist. Der Ausdruck darf jedoch nur dann akzeptiert werden, wenn er nicht älter als 72 Stunden ist und auf Papier vorliegt.
Wirtschaft warnt vor Termin-Euphorie
Aus der Wirtschaft kommen vorsichtige Reaktionen. Arbeitgeberverbände warnen vor einer möglichen Ausweitung persönlicher Feiertage auf andere seltene Ereignisse, etwa pünktliche Handwerker, erreichbare Kundenhotlines oder verständliche Nebenkostenabrechnungen. Man dürfe nicht jede positive Abweichung vom Alltag sofort arbeitsrechtlich aufwerten, hieß es.
Gleichzeitig räumen Unternehmen ein, dass Behördentermine in der Praxis längst eigene Organisationsstrukturen auslösen. Ganze Teams müssten Schichtpläne anpassen, Übergaben vorbereiten und Kolleginnen verabschieden, wenn diese „kurz zum Amt“ gingen. In manchen Betrieben habe sich für diesen Zustand bereits der Begriff „temporäre Verwaltungsabwesenheit mit ungewissem Rückkehrzeitpunkt“ etabliert.
Ein Sprecher der Kommission zur Vereinfachung komplexer Vereinfachungen widersprach der Kritik. „Niemand verlangt, dass jeder Bürger wegen eines Termins gleich eine Parade bekommt“, sagte er. „Aber ein halber Tag innerer Ausnahmezustand, ein kleiner Eintrag im Familienkalender und vielleicht ein Kuchen mit der Aufschrift ‚Glückwunsch zur Vorsprache‘ sollten in einer modernen Verwaltungskultur möglich sein.“
Nach Informationen des BPD prüfen mehrere Kommunen zudem, ob Bürger nach erfolgreich absolviertem Termin eine Teilnahmeurkunde erhalten sollen. Diese könne später bei weiteren Behördengängen als Vertrauensnachweis dienen, allerdings nur in beglaubigter Kopie und nicht gegenüber derselben Stelle.
Auch Absagen sollen gewürdigt werden
Besonderes Augenmerk legt die Zentralstelle auf kurzfristige Terminabsagen. Diese seien für Bürger emotional ähnlich einschneidend wie eine nicht bestandene Fahrprüfung, jedoch mit weniger klarer Fehlerzuordnung. Deshalb soll künftig auch der Moment gewürdigt werden, in dem eine automatisch erzeugte E-Mail mitteilt, dass der Termin „aus organisatorischen Gründen leider nicht stattfinden kann“.
Für solche Fälle ist der „Gedenktag der entfallenen Vorsprache“ vorgesehen. Er soll nicht arbeitsfrei sein, aber Bürgern das Recht geben, bis zu drei Mal am Tag seufzend auf ihr E-Mail-Postfach zu schauen. Zusätzlich wird geprüft, ob Betroffene eine digitale Wartemarke als Andenken herunterladen dürfen. Zuständig ist zunächst niemand, perspektivisch aber alle.
„Wir wollen den Menschen zeigen: Auch ein ausgefallener Termin ist ein Termin gewesen, nur eben verwaltungsrechtlich zurückgenommen“, erklärte Klaus-Dieter Formblatt. „Das mag für Außenstehende paradox klingen. Für uns ist es ein normaler Dienstag.“
Geplant ist außerdem ein bundesweites Register besonderer Terminereignisse. Dort sollen Bürger freiwillig eintragen können, wann sie ihren letzten echten Behördentermin hatten, wie lange sie darauf warteten und ob am Schalter tatsächlich die zuständige Person saß. Datenschutzrechtlich sei das unproblematisch, da niemand davon ausgehe, dass die Daten jemals vollständig bearbeitet würden.
Die Republik wartet würdevoll
Der Kommentar der Woche fällt daher eindeutig aus: Wer einen Behördentermin bekommt, sollte ihn nicht beiläufig behandeln wie einen Zahnarztbesuch oder eine Paketabholung. Er sollte den Tag markieren, die Familie informieren, vorsorglich alle Unterlagen dreifach ausdrucken und innerlich Abschied vom bisherigen Kalender nehmen. Denn in einer Zeit, in der vieles unsicher geworden ist, bleibt eines verlässlich: Wenn der Staat einem Bürger einen Termin gibt, ist das nicht bloß Verwaltung. Es ist ein Ereignis mit Aktenzeichen.
Die Zentralstelle empfiehlt deshalb, den persönlichen Feiertag spätestens sechs Wochen vor dem Termin zu beantragen, frühestens jedoch zwölf Wochen danach. Nur so lasse sich verhindern, dass Bürger den Feiertag zu früh feiern und anschließend enttäuscht feststellen, dass ihr Anliegen in ein anderes Sachgebiet fällt.
Für besonders glückliche Fälle, in denen ein Termin stattfindet, die Unterlagen vollständig sind und am Ende tatsächlich ein Stempel gesetzt wird, ist bereits eine weitere Auszeichnung geplant: die „Goldene Wartenummer am Bande“. Sie soll einmal jährlich verliehen werden – vorausgesetzt, die zuständige Vergabestelle findet rechtzeitig einen Termin.