Oberverwaltungshausen (BPD) – Die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung hat nach Angaben des zuständigen Amtes einen weiteren „historischen Meilenstein mit dokumentenechtem Charakter“ erreicht. Ab sofort können Bürgerinnen und Bürger den Antrag auf digitale Antragstellung vollständig online ausfüllen, bevor sie ihn ausdrucken, dreifach unterschreiben und persönlich in Papierform einreichen müssen.
Wie das Amt mitteilte, handele es sich um ein „bürgernahes Hybridverfahren“, das die Vorteile des Internets mit der bewährten Rechtssicherheit eines leicht schief gelochten Papierstapels verbinde. Ziel sei es, Verwaltungsprozesse moderner, transparenter und „im Zweifel weiterhin analog nachvollziehbar“ zu gestalten.
„Wir haben den Antrag konsequent digitalisiert“, erklärte Behördenkoordinator Klaus-Dieter Formblatt bei der Vorstellung des neuen Verfahrens. „Früher mussten Bürger das Formular im Amt abholen. Heute können sie es bequem zu Hause herunterladen, ausfüllen, ausdrucken und dann wieder zum Amt bringen. Das ist ein enormer Fortschritt, der ohne Digitalisierung nicht möglich gewesen wäre.“
Online ausfüllen, offline beweisen
Das neue Verfahren beginnt auf einem eigens eingerichteten Portal, das nach Angaben der Behörde „rund um die Uhr erreichbar“ sei, sofern keine Wartungsarbeiten, Sicherheitsprüfungen, Serveranpassungen, Zuständigkeitsklärungen oder regulären Öffnungszeiten entgegenstehen. Dort können Nutzer ein PDF öffnen, das nach erfolgreichem Laden automatisch den Hinweis ausgibt, dass es zur rechtswirksamen Bearbeitung auszudrucken ist.
Besonders stolz ist die Verwaltung auf die neue Plausibilitätsprüfung. Sie erkennt automatisch fehlende Angaben, markiert unklare Felder rot und verweist anschließend darauf, dass handschriftliche Korrekturen auf dem Ausdruck zulässig, aber mit Datum, Kürzel und Gegenkürzel zu versehen sind.
„Digitale Prozesse dürfen nicht dazu führen, dass Anträge plötzlich einfach gestellt werden können“, sagte eine Sprecherin der Zentralstelle für Formularwesen. „Wir müssen sicherstellen, dass der Bürger den Vorgang nicht nur versteht, sondern auch körperlich durchläuft. Erst wenn jemand ein digitales Formular ausgedruckt, unterschrieben, kopiert und in einer Mappe transportiert hat, entsteht das notwendige Verwaltungsvertrauen.“
Der Antrag muss künftig in dreifacher Ausführung eingereicht werden: ein Exemplar für die zuständige Stelle, ein Exemplar für die möglicherweise zuständige Stelle und ein Exemplar für den Fall, dass sich nach Eingang herausstellt, dass zunächst niemand zuständig ist, perspektivisch aber alle.
Fortschritt mit Locherkennung
Nach Angaben aus Verwaltungskreisen enthält das neue Formular insgesamt 14 Seiten, davon acht Seiten Hinweise zur elektronischen Verarbeitung, drei Seiten Datenschutzerklärung, zwei Seiten Ausfüllhilfe und eine Seite Antrag. Die eigentliche Antragstellung erfolgt in Feld 7b, sofern zuvor Feld 7a nicht angekreuzt wurde. Bürger, die versehentlich beide Felder ausfüllen, müssen zusätzlich das Formular „Rücknahme einer versehentlichen Digitalbereitschaft“ einreichen.
Ein besonderes Augenmerk legt das Amt auf die korrekte Papierqualität. Zulässig ist ausschließlich weißes Papier im Format DIN A4 mit einer Grammatur, die „dem Ernst der Antragstellung angemessen“ ist. Ausdrucke mit sichtbaren Druckstreifen, zu dunkler Tinte oder emotional instabiler Heftung können zurückgewiesen werden.
„Wir wollen niemanden überfordern“, betonte Formblatt. „Deshalb haben wir eine digitale Schritt-für-Schritt-Anleitung erstellt, die erklärt, wie man den digitalen Antrag korrekt ausdruckt. Diese Anleitung muss allerdings ebenfalls ausgedruckt und bei Bedarf vorgelegt werden, damit wir nachvollziehen können, ob der Ausdruck ordnungsgemäß nach Anleitung ausgedruckt wurde.“
Das Amt empfiehlt zudem, die drei Ausfertigungen nicht zu tackern. Dies könne die spätere Digitalisierung der eingereichten Papierunterlagen erschweren. Stattdessen sollen Bürger die Blätter lose, aber „in innerer Reihenfolge gefestigt“ einreichen. Für die korrekte Sortierung ist eine zusätzliche Anlagenübersicht vorgesehen, die online generiert und anschließend unterschrieben werden kann.
Bürger begrüßen teilweise das Ende der Einfachheit
In ersten Reaktionen zeigten sich Bürger beeindruckt von der Konsequenz der Reform. Ein Antragsteller berichtete, er habe das Formular innerhalb von nur 47 Minuten online gefunden. Nach weiteren zwei Stunden sei es ihm gelungen, die Datei zu öffnen, auszudrucken und festzustellen, dass der Antrag nur gültig sei, wenn er nicht beidseitig gedruckt werde.
„Ich hatte kurz Angst, es könnte diesmal unkompliziert werden“, sagte der Bürger. „Aber nach dem dritten Ausdruck, zwei Papierstaus und dem Hinweis, dass blaue Tinte empfohlen wird, wusste ich: Der Staat ist noch da.“
Auch aus der Wirtschaft kommt Zustimmung. Der Verband mittelständischer Druckerpatronenhändler sprach von einem „wichtigen Signal für den analogen Standort Deutschland“. Die Digitalisierung dürfe nicht dazu führen, dass bewährte Folgekosten plötzlich verschwänden. Gerade kleine Haushalte mit älteren Druckern bräuchten Planungssicherheit.
Das Bundesministerium für digitale Entschleunigung begrüßte das Projekt als „Modellfall verwaltungsnaher Zukunftsfähigkeit“. Ein Sprecher erklärte, man habe lange nach einem Weg gesucht, digitale Angebote zu schaffen, ohne analoge Routinen unnötig zu gefährden.
„Die Maßnahme diene der besseren Nachvollziehbarkeit bereits nicht nachvollziehbarer Prozesse“, hieß es aus dem Ministerium. „Wer einen Antrag nur online stellt, kann später schwer beweisen, dass er wirklich etwas getan hat. Wer hingegen mit einem Papierstapel im Flur steht, hat seine Mitwirkungspflicht sichtbar erfüllt.“
Nächste Ausbaustufe bereits geplant
Für die kommenden Monate plant die Behörde weitere Verbesserungen. So soll das Portal künftig automatisch erkennen, ob ein Antrag vollständig ausgefüllt wurde. In diesem Fall wird ein Warnhinweis erscheinen, dass vollständig ausgefüllte Anträge aus Gründen der Einzelfallprüfung dennoch manuell auf Unvollständigkeit geprüft werden müssen.
Außerdem ist ein digitales Benutzerkonto vorgesehen, in dem Bürger sehen können, welche Unterlagen noch fehlen. Die Liste soll täglich aktualisiert werden und bei Bedarf neue fehlende Unterlagen erzeugen, um den Bearbeitungsprozess lebendig zu halten. Wer keine fehlenden Unterlagen hat, erhält vorsorglich den Hinweis, dass dieser Zustand „fachlich ungewöhnlich“ sei.
Geplant ist auch eine sogenannte Upload-Vorabprüfung. Bürger können ihre ausgedruckten, unterschriebenen und wieder eingescannten Anträge hochladen, um vorab zu erfahren, ob sie dieselben Unterlagen anschließend postalisch oder persönlich einreichen müssen. Die Prüfung gilt allerdings nicht als Eingang, sondern lediglich als digitaler Hinweis darauf, dass ein möglicher Eingang später eintreten könnte.
„Wir schaffen damit eine neue Nähe zwischen Bürger und Verwaltung“, erklärte die Projektleiterin für medienbrucharme Papierprozesse. „Der Bürger kann den Vorgang digital verfolgen, analog ausführen und anschließend telefonisch erfragen, ob beides möglicherweise zusammengehört.“
Langfristig soll das Verfahren vollständig automatisiert werden. Dann erhalten Antragsteller nach dem Online-Ausfüllen automatisch eine Eingangsnummer, eine Druckempfehlung, einen Termin zur persönlichen Abgabe und einen QR-Code. Dieser QR-Code führt zu einer Seite, auf der bestätigt wird, dass für die weitere Bearbeitung weiterhin ein Ausdruck in dreifacher Ausführung erforderlich ist.
Zum Abschluss der Pressevorstellung sprach Klaus-Dieter Formblatt von einem „wichtigen Tag für die moderne Verwaltung“. Man habe gezeigt, dass Digitalisierung nicht bedeuten müsse, alte Prozesse abzuschaffen. Vielmehr gehe es darum, sie mit neuen technischen Möglichkeiten so zu umgeben, dass sie von außen zeitgemäß wirkten.
Ein entsprechender Antrag auf Teilnahme am digitalen Verfahren kann ab sofort beantragt werden. Er steht online bereit und ist nach dem Download auszudrucken.