Berlin (BPD) – Deutsche Behörden rechnen bei der Bearbeitung von Bürgeranträgen intern offenbar fest mit durchschnittlich drei verlorenen Unterlagen pro Vorgang. Das geht aus bislang vertraulichen Arbeitspapieren der Zentralstelle für Formularwesen hervor, die dem Bananenpolitischen Dienst vorliegen. Demnach soll der Verlust einzelner Dokumente künftig nicht mehr als Panne, sondern als „prozessbegleitende Aktenbewegung mit ungeklärtem Zielort“ bewertet werden.
Wie das Amt mitteilte, handele es sich bei den Berechnungen nicht um ein Eingeständnis, sondern um eine „ehrliche Verwaltungsprognose auf Grundlage langjähriger Erfahrungswerte“. Die Zahl drei sei dabei keineswegs willkürlich gewählt worden. Sie ergebe sich aus dem Verhältnis zwischen eingereichten Nachweisen, weitergeleiteten Kopien, nicht auffindbaren Originalen und der Anzahl jener Mitarbeitenden, die zwar nicht zuständig seien, aber kurzzeitig Zugriff auf die Mappe gehabt haben könnten.
„Wir schaffen damit endlich Planungssicherheit für alle Beteiligten“, erklärte Klaus-Dieter Formblatt, kommissarischer Referatsleiter für Dokumentenverbleib im Bundesamt für gefühlte Zuständigkeit. „Bürgerinnen und Bürger wissen künftig von Anfang an, dass ein Antrag erst dann als vollständig gilt, wenn bereits etwas fehlt.“
Verlust gilt künftig als Bearbeitungsschritt
Nach Angaben aus Regierungskreisen soll der durchschnittliche Unterlagenverlust in mehreren Stufen standardisiert werden. In Phase eins verschwinde üblicherweise eine Kopie. In Phase zwei werde ein Nachweis „fachbereichsübergreifend verlegt“. In Phase drei gelte ein Dokument als „möglicherweise bereits vorliegend, aber derzeit nicht nachweisbar vorhanden“.
Die Maßnahme diene der besseren Nachvollziehbarkeit bereits nicht nachvollziehbarer Prozesse. Bisher sei es für Bürger häufig überraschend gekommen, wenn Behörden nach sechs Wochen mitteilten, ein Dokument sei nie eingegangen, obwohl es persönlich abgegeben, abgestempelt und von einem Mitarbeiter mit den Worten „Das müsste jetzt alles sein“ entgegengenommen worden sei.
„Diese Unsicherheit wollen wir beenden“, sagte eine Sprecherin der Zentralstelle für Formularwesen. „Künftig wird schon beim ersten Antrag darauf hingewiesen, dass von den eingereichten Unterlagen ein Teil voraussichtlich in einen anderen Aggregatzustand der Verwaltung übergeht.“
Gemeint sei damit nicht zwangsläufig ein physisches Verschwinden. Auch Dokumente, die im System gespeichert, aber unter falschem Aktenzeichen, falschem Geburtsdatum oder im Unterordner „Sonstiges alt final neu“ abgelegt würden, fielen unter die neue Verluststatistik.
Bürger sollen Ersatzverluste vorbereiten
Für Antragsteller bedeutet die neue Regelung vor allem zusätzliche Mitwirkungspflichten. Wer künftig einen Antrag einreicht, soll neben den eigentlichen Unterlagen auch drei sogenannte Ersatzunterlagen für den Verlustfall beifügen. Diese müssten identisch mit den Originalen sein, dürften aber nicht als Kopien gekennzeichnet werden, da Kopien im Zweifelsfall andere Kopien ersetzen könnten, deren Originalstatus noch nicht abschließend geprüft wurde.
Ein entsprechender Antrag kann ab sofort beantragt werden.
Besonders wichtig sei laut interner Richtlinie das neue Formular „V-3a: Vorauseilende Dokumentenwiederbeschaffung“. Damit erklären Bürger vorsorglich, dass sie bereit sind, Unterlagen erneut einzureichen, deren Verlust zum Zeitpunkt der Erklärung noch nicht eingetreten, aber verwaltungsseitig erwartbar ist.
„Wir möchten die Menschen frühzeitig in den Prozess einbinden“, erklärte Formblatt. „Wer erst nach dem Verlust merkt, dass etwas fehlt, verliert wertvolle Zeit, die vorher schon hätte verloren werden können.“
Für Fälle besonderer Dringlichkeit soll es außerdem einen Schnellvermerk geben. Dieser bestätige innerhalb von nur acht bis zehn Wochen, dass ein Dokument voraussichtlich schneller verloren gegangen ist als üblich.
Ministerium sieht Fortschritt bei Transparenz
Das Bundesministerium für digitale Entschleunigung begrüßte die Enthüllungen als „wichtigen Schritt zu einer moderneren Fehlerkultur“. Es sei nicht mehr zeitgemäß, verlorene Unterlagen stillschweigend zu suchen, ohne den Vorgang strukturell zu würdigen.
„Wenn ein Dokument in einer Behörde verschwindet, ist das kein Stillstand“, erklärte ein Ministeriumssprecher. „Es bewegt sich lediglich außerhalb des sichtbaren Verwaltungsbereichs. Auch das ist Verwaltung.“
Nach Ministeriumsangaben werde derzeit geprüft, ob verlorene Unterlagen künftig mit einem eigenen Status im Online-Portal angezeigt werden können. Neben „eingegangen“, „in Bearbeitung“ und „abgelehnt“ solle dann auch „vermutlich hier“ eingeführt werden. Technisch sei dies allerdings anspruchsvoll, da das System dafür wissen müsse, dass es etwas nicht weiß, ohne daraus eine konkrete Zuständigkeit abzuleiten.
Zuständig ist zunächst niemand, perspektivisch aber alle.
Intern wird außerdem diskutiert, ob der durchschnittliche Verlustwert von drei Unterlagen pro Antrag als Qualitätskennzahl in die Verwaltungsmodernisierung aufgenommen werden soll. Behörden, die weniger als drei Dokumente verlieren, müssten künftig nachweisen, warum ihre Abläufe ungewöhnlich direkt funktionieren.
Wirtschaft erhält neue Geschäftsfelder
Auch die Wirtschaft bereitet sich bereits auf die neue Aktenrealität vor. Mehrere Beratungsunternehmen sollen spezielle „Dokumentenresilienz-Pakete“ anbieten, mit denen Bürger und Unternehmen lernen können, Unterlagen so einzureichen, dass ihr späteres Verschwinden lückenlos dokumentiert ist.
Geplant sind Seminare mit Titeln wie „Nachweisführung bei nicht nachweisbarem Eingang“, „Die Kopie als emotionale Absicherung“ und „Wie Sie mit Behörden kommunizieren, ohne den Vorgang unnötig zu beschleunigen“.
Ein Verband mittelständischer Aktenschrankhersteller begrüßte die Entwicklung. Die Nachfrage nach Ordnern mit Register „Bereits eingereicht“, „Noch einmal eingereicht“, „Wird gleich fehlen“ und „Behörde erinnert sich nicht“ sei zuletzt deutlich gestiegen.
„Wir sehen hier einen zukunftsfähigen Markt“, sagte ein Branchenvertreter. „Deutschland hat beim Verlieren von Unterlagen eine lange Tradition. Jetzt wird sie endlich professionell begleitet.“
Pilotprojekt mit kontrolliertem Verschwinden
Ab dem kommenden Jahr soll in ausgewählten Modellkommunen ein Pilotprojekt starten. Dort werden Bürger bei der Antragstellung zunächst gebeten, eine Unterlage freiwillig zurückzuhalten, damit die Behörde später nicht eigenständig für einen vollständigen Verlust sorgen muss. Ziel sei eine faire Lastenverteilung zwischen Antragsteller und Verwaltung.
Die Kommission zur Vereinfachung komplexer Vereinfachungen prüft zudem, ob ein Teil der Unterlagen künftig direkt in einem neutralen Zwischenlager abgelegt werden kann. Dieses soll weder Bürgern noch Behörden eindeutig zugeordnet sein und dadurch den Bearbeitungsstand „ungeklärt, aber ordnungsgemäß“ ermöglichen.
Für besonders umfangreiche Verfahren ist ein neues Ampelsystem vorgesehen. Grün bedeutet: Unterlagen liegen vor. Gelb bedeutet: Unterlagen lagen vermutlich vor. Rot bedeutet: Unterlagen fehlen. Grau bedeutet: Die Farbe wurde aus Datenschutzgründen entfernt.
Nach Angaben aus Regierungskreisen soll das System die Kommunikation mit Bürgern erheblich erleichtern. Statt individueller Nachfragen könnten Behörden künftig automatisierte Schreiben versenden, in denen allgemein bedauert wird, dass „mindestens ein Bestandteil Ihres Anliegens derzeit nicht auffindbar, aber verwaltungsintern sehr präsent“ sei.
Schluss mit zufälligem Chaos
Die Zentralstelle für Formularwesen weist den Vorwurf zurück, die neue Regelung normalisiere Behördenchaos. Im Gegenteil: Man überführe zufälliges Chaos lediglich in ein geregeltes, dokumentiertes und revisionssicheres Chaos.
„Bürger erwarten zu Recht Verlässlichkeit“, sagte Formblatt. „Und was ist verlässlicher als die Gewissheit, dass von Anfang an etwas fehlen wird?“
Langfristig sollen Behörden sogar verpflichtet werden, verlorene Unterlagen nicht einfach nur zu verlieren, sondern den Vorgang des Verlustes selbst aktenkundig zu machen. Dafür ist ein neues Formular vorgesehen, das bestätigt, dass ein Dokument nicht auffindbar ist, obwohl seine Nichtauffindbarkeit ohne das Dokument nicht abschließend festgestellt werden kann.
Ob dieses Formular bereits vorliegt, konnte das zuständige Amt auf Anfrage nicht bestätigen. Es sei vor einigen Wochen eingereicht worden.
Seitdem gilt es als in Bearbeitung.