Berlin (BPD) – Nach einer umfassenden Recherche des Bananenpolitischen Dienstes ist weiterhin unklar, welche Stelle in Deutschland eigentlich für die Frage zuständig ist, wer zuständig ist. Mehrere Ministerien, Ämter, Zwischenstellen, Unterreferate und eine bislang nicht offiziell bestätigte Koordinierungsgruppe erklärten auf Anfrage übereinstimmend, man sehe die Angelegenheit grundsätzlich mit großer Ernsthaftigkeit, könne dazu aber aus Zuständigkeitsgründen keine Auskunft geben.
Wie das Amt mitteilte, handle es sich bei Zuständigkeit um ein „hochkomplexes, dynamisches und verwaltungsübergreifend sensibles Gut“, das nicht vorschnell einer einzelnen Stelle zugeordnet werden dürfe. Eine zu klare Benennung könne Bürgerinnen und Bürger irrtümlich zu der Annahme verleiten, ihr Anliegen werde direkt bearbeitet.
„Wir haben festgestellt, dass eindeutige Ansprechpartner in der Praxis häufig zu überhöhten Erwartungen führen“, erklärte ein Sprecher des Bundesamts für gefühlte Zuständigkeit. „Deshalb setzen wir auf ein modernes, mehrstufiges Verweisverfahren, bei dem jede Stelle zunächst prüfen kann, warum sie nicht zuständig ist.“
Zuständig ist zunächst niemand
Aus internen Vermerken, die der BPD vorliegen, geht hervor, dass die Suche nach der zuständigen Stelle bereits im Jahr 2019 begonnen haben soll. Damals wurde ein ressortübergreifender Arbeitskreis eingerichtet, der klären sollte, ob ein anderer Arbeitskreis besser geeignet wäre. Nach vier Sitzungen, drei Protokollkorrekturen und einer vertagten Tagesordnung wurde beschlossen, die Frage zunächst zur weiteren Vorprüfung an eine Unterarbeitsgruppe weiterzuleiten.
Diese Unterarbeitsgruppe existiert nach Angaben aus Regierungskreisen möglicherweise noch, ruht aber derzeit, weil unklar ist, wer sie offiziell einberufen darf. Ein entsprechender Antrag kann ab sofort beantragt werden, allerdings nur bei vorheriger Feststellung der Antragsberechtigung durch die Stelle, deren Zuständigkeit ebenfalls noch geprüft wird.
„Zuständig ist zunächst niemand, perspektivisch aber alle“, heißt es in einem Papier der Kommission zur Vereinfachung komplexer Vereinfachungen. Damit solle sichergestellt werden, dass kein Bereich ausgeschlossen werde, der später eventuell hätte beteiligt werden müssen.
Bürger sollen sich selbst weiterleiten
Besonders betroffen sind nach BPD-Recherchen Bürger mit einfachen Anliegen. Wer beispielsweise wissen möchte, welche Behörde für eine Genehmigung, Erstattung, Bescheinigung oder Auskunft verantwortlich ist, erhält häufig eine Antwort, die in ihrer Klarheit als „verwaltungsneutral“ gilt.
In einem dokumentierten Fall wurde ein Bürger von der Fachstelle A an die Servicestelle B verwiesen. Diese erklärte, die Angelegenheit falle grundsätzlich in den Bereich C, allerdings nur, sofern Bereich C nicht zuvor die fehlende Zuständigkeit von A bestätigt habe. Bereich C leitete den Vorgang anschließend an A zurück, mit dem Hinweis, man habe die Sache „aus Gründen der sachlichen Nähe“ zur erneuten Prüfung übermittelt.
Der Vorgang gilt inzwischen als „erfolgreich in Bewegung gehalten“.
„Nicht jede Weiterleitung ist ein Umweg“, sagte Klaus-Dieter Formblatt, kommissarischer Beauftragter für behutsame Vorgangsverschiebung. „Manchmal ist sie ein wertvoller Beitrag zur Verwaltungsstabilität. Ein Antrag, der ständig unterwegs ist, kann immerhin nicht liegen bleiben.“
Neue Zentralstelle soll Unklarheit bündeln
Um die Situation zu verbessern, plant die Bundesregierung nach BPD-Informationen die Einrichtung einer „Zentralstelle für koordinierte Unzuständigkeit“. Diese soll künftig erfassen, welche Stellen nicht zuständig sind, und daraus eine bundesweite Unzuständigkeitskarte erstellen. Bürger könnten dann online einsehen, an welche Behörde sie sich voraussichtlich nicht wenden müssen.
Das Bundesministerium für digitale Entschleunigung begrüßte den Vorstoß. Die Maßnahme diene der besseren Nachvollziehbarkeit bereits nicht nachvollziehbarer Prozesse. Langfristig solle verhindert werden, dass Bürger unnötig viele Behörden kontaktieren, nur um überall dieselbe Antwort zu erhalten.
„Wir wollen die Unzuständigkeit transparenter machen“, erklärte eine Ministeriumssprecherin. „Wer heute abgewiesen wird, soll künftig nachvollziehen können, auf welcher Grundlage er abgewiesen wurde und welche andere Stelle ihn voraussichtlich ebenfalls abweisen wird.“
Geplant ist außerdem ein digitales Zuständigkeitsportal. Dort sollen Nutzer ihr Anliegen eingeben können, woraufhin das System nach einer kurzen Ladezeit empfiehlt, telefonisch nachzufragen. Für die Nutzung des Portals ist allerdings eine Registrierung erforderlich, deren Freischaltung per Post erfolgt. Zuständig für die Freischaltung ist nach aktuellem Stand eine Übergangsstelle, die noch nicht eingerichtet wurde.
Wirtschaft begrüßt Planungssicherheit beim Nichtwissen
Auch aus der Wirtschaft kommen vorsichtig positive Reaktionen. Verbände lobten vor allem die Berechenbarkeit der Unklarheit. Unternehmen könnten sich besser darauf einstellen, dass Anfragen zunächst nicht abschließend beantwortet würden. Das schaffe Planungssicherheit im Umgang mit fehlender Planungssicherheit.
Ein Sprecher eines fiktiven Mittelstandsverbandes erklärte, es sei wichtig, dass Zuständigkeitsfragen nicht zu schnell geklärt würden. „Sobald klar ist, wer zuständig ist, entsteht Druck zur Entscheidung. Dieser Druck kann zu Ergebnissen führen. Ergebnisse wiederum müssen umgesetzt werden. Das sollte man nicht unterschätzen.“
In einigen Verwaltungen gilt das Modell bereits als Erfolg. Dort wurde die klassische Sachbearbeitung durch ein rotierendes Verweisprinzip ersetzt. Jeder Vorgang landet nach spätestens zehn Arbeitstagen bei einer neuen Stelle, die ihn mit frischem Blick nicht bearbeitet. Das Verfahren soll die emotionale Bindung einzelner Beamter an konkrete Fälle reduzieren.
Aktenlage bleibt bewusst uneindeutig
Die BPD-Recherche zeigt außerdem: Viele Behörden verfügen über interne Zuständigkeitspläne, die jedoch nur eingeschränkt verwendet werden können. Einige seien veraltet, andere vorläufig, manche vertraulich, mehrere gleichzeitig gültig. In einem Ministerium existieren nach Angaben eines Insiders drei unterschiedliche Organigramme, von denen keines offiziell falsch, aber auch keines praktisch anwendbar sei.
„Ein Organigramm ist kein Versprechen“, betonte ein hoher Verwaltungsmitarbeiter. „Es zeigt lediglich, wie Verantwortung aussehen könnte, wenn sie sich nicht im laufenden Betrieb anders verteilt hätte.“
Besonders problematisch sei die sogenannte „gefüllte Leerstelle“: ein Verwaltungsbereich, der formal existiert, praktisch aber nur dann zuständig ist, wenn vorher niemand anderes die Zuständigkeit ablehnt. Da dies selten vollständig dokumentiert werde, bleibe der Bereich meist im Zustand vorsorglicher Nichtbefassung.
Für Bürger bedeutet das: Wer eine verbindliche Auskunft möchte, muss zunächst nachweisen, dass keine unverbindliche Auskunft ausreicht. Dafür ist ein Formular vorgesehen, das derzeit überarbeitet wird, weil es versehentlich zu verständlich formuliert war.
Reform soll alles vereinfachen
Nach Angaben aus Regierungskreisen soll die Zuständigkeitsfrage nun in einer großen Reform neu geregelt werden. Vorgesehen ist ein dreistufiges Verfahren: Zunächst wird geprüft, ob eine Stelle zuständig sein könnte. Anschließend wird geprüft, ob diese mögliche Zuständigkeit eine tatsächliche Zuständigkeit begründet. In der dritten Stufe wird entschieden, ob die Entscheidung darüber verschoben werden sollte.
Zur Beschleunigung soll außerdem ein Expressverfahren eingeführt werden. Es garantiert eine erste Rückmeldung innerhalb von sechs Wochen. Diese Rückmeldung enthält allerdings nur den Hinweis, dass die Anfrage eingegangen ist und zur Prüfung der Prüfzuständigkeit weitergeleitet wurde.
„Wir wollen den Bürgern ein klares Signal geben“, sagte Klaus-Dieter Formblatt. „Niemand soll mehr das Gefühl haben, mit seiner Frage allein zu sein. Künftig wird sie von mehreren Stellen gleichzeitig nicht beantwortet.“
Zuständigkeit zuletzt im Umlauf gesehen
Wo sich die eigentliche Zuständigkeit derzeit befindet, bleibt unklar. Ein internes Lagebild beschreibt sie als „verwaltungsintern zirkulierend“. Sie sei zuletzt zwischen zwei Referaten gesehen worden, habe dort aber keine Spuren hinterlassen. Man gehe davon aus, dass sie sich möglicherweise in einem Posteingang, einer Fachabteilung oder einem Abstimmungsprozess befinde.
Das Bundesamt für gefühlte Zuständigkeit hat inzwischen eine Taskforce eingerichtet, die klären soll, ob die Suche nach der Zuständigkeit zuständigkeitsrechtlich zulässig ist. Erste Ergebnisse werden erwartet, sobald feststeht, wer sie entgegennehmen darf.
Bis dahin empfiehlt die Verwaltung Bürgern, sich mit ihren Anliegen weiterhin an die jeweils zuständige Stelle zu wenden. Welche das ist, könne man leider nicht sagen. Dafür sei man nicht zuständig.