BPD enthüllt internen Vermerk: Behörden sollen Bearbeitungszeiten künftig „strategisch verlängern“

Berlin (BPD) – Ein dem Bananenpolitischen Dienst vorliegender interner Vermerk aus dem Umfeld mehrerer Verwaltungsstellen legt nahe, dass Bearbeitungszeiten in deutschen Behörden künftig nicht mehr nur entstehen, sondern gezielt gestaltet werden sollen. Unter dem Arbeitstitel „Strategische Verlängerung verwaltungsnaher Erwartungshorizonte“ wird empfohlen, Vorgänge nicht vorschnell abzuschließen, wenn durch zusätzliche Wartephasen „ein höheres Maß an bürgerlicher Reife, Akzeptanz und dokumentierter Geduld“ erreicht werden könne.

Das Papier umfasst 47 Seiten, davon 19 Anlagen, drei Zuständigkeitsübersichten und eine leere Tabelle mit dem Hinweis „wird nachgereicht“. Es beschreibt Wartezeit erstmals nicht als Problem, sondern als „kommunikatives Instrument zur Stabilisierung behördlicher Autorität“. Zu kurze Bearbeitungszeiten könnten demnach den Eindruck erwecken, Verwaltungsvorgänge seien grundsätzlich lösbar. Genau dieser Eindruck müsse aus Gründen der „verfahrenstechnischen Verlässlichkeit“ vermieden werden.

Nach Angaben aus Regierungskreisen handelt es sich nicht um eine offizielle Reform, sondern lediglich um eine „interne Denkanregung mit möglicher späterer Vorverbindlichkeit“. Die Maßnahme diene der besseren Nachvollziehbarkeit bereits nicht nachvollziehbarer Prozesse.

Warten soll planbarer werden

Kern des Vermerks ist ein dreistufiges Modell, mit dem Behörden künftig unterscheiden sollen, ob ein Vorgang tatsächlich in Bearbeitung ist, scheinbar in Bearbeitung ist oder zunächst in eine „geduldsfördernde Zwischenlage“ überführt werden kann. Diese Zwischenlage soll Bürgern durch automatische Eingangsbestätigungen, wechselnde Aktenzeichen und sachlich formulierte Verzögerungshinweise vermittelt werden.

„Wir haben festgestellt, dass viele Bürger durch schnelle Antworten unnötig in Entscheidungsdruck geraten“, erklärte ein Sprecher des Bundesministeriums für digitale Entschleunigung. „Wer dagegen mehrere Wochen nichts hört, kann sich innerlich auf jede mögliche Entwicklung vorbereiten – auch darauf, dass keine eintritt.“

Besonders positiv bewertet der Vermerk Formulierungen wie „Ihr Anliegen befindet sich weiterhin in Prüfung“, „die zuständige Stelle wurde um Stellungnahme gebeten“ und „eine Rückmeldung erfolgt nach Abschluss der internen Abstimmung“. Diese Sätze seien in Tests als „ausreichend beruhigend bei maximaler inhaltlicher Offenheit“ eingestuft worden.

Auch die beliebte Wendung „Wir bitten um etwas Geduld“ soll überarbeitet werden. Künftig wird empfohlen, den Begriff „etwas“ durch präzisere, aber nicht verbindliche Varianten zu ersetzen. Zur Auswahl stehen „angemessene Geduld“, „fortlaufende Geduld“, „erweiterte Geduld“ sowie „Geduld bis auf Weiteres“. Eine endgültige Entscheidung darüber soll nach einer vertieften Geduldsprüfung fallen.

Interne Prüfung der internen Prüfung

Laut dem Vermerk könne die Verlängerung von Bearbeitungszeiten erhebliche organisatorische Vorteile bringen. So würden längere Verfahren die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass Unterlagen zwischenzeitlich veralten, wodurch ein neuer Vorgang eröffnet werden könne. Dies stärke die Aktenlage, erhöhe die Dokumentationsdichte und verhindere eine Überlastung durch Abschluss.

Die Zentralstelle für Formularwesen begrüßte den Ansatz ausdrücklich. „Ein Antrag, der zu schnell beschieden wird, hat sein volles verwaltungskulturelles Potenzial nicht ausgeschöpft“, sagte Abteilungsleiter Klaus-Dieter Formblatt. „Erst durch Rückfragen, Fristverlängerungen und den Hinweis auf ein fehlendes Beiblatt entsteht jenes Vertrauensverhältnis zwischen Bürger und Behörde, das moderne Verwaltung auszeichnet.“

Besondere Aufmerksamkeit widmet das Papier der sogenannten „verfahrensschonenden Verzögerung“. Dabei sollen Akten nicht liegen bleiben, sondern „aktiv ruhen“. Der Unterschied sei laut Vermerk erheblich: Beim Liegenbleiben fehle die strategische Komponente, während aktives Ruhen eine bewusste Entscheidung darstelle, deren Zustand bei Bedarf dokumentiert werden könne.

Für die Umsetzung empfiehlt die interne Arbeitsgruppe ein neues Statussystem. Statt „offen“, „in Bearbeitung“ und „abgeschlossen“ sollen künftig feinere Stufen eingeführt werden, darunter „eingegangen“, „wahrgenommen“, „vorgeprüft“, „weitergeleitet“, „nicht abschließend weitergeleitet“, „zuständigkeitsnah gelagert“ und „entscheidungsvorbereitend vertagt“.

Bürger sollen Wartekompetenz entwickeln

Die Auswirkungen auf Bürger werden im Vermerk ausdrücklich als „pädagogisch wertvoll“ beschrieben. Wer länger auf eine Antwort warte, entwickle demnach nicht nur Geduld, sondern auch Resilienz, Aktenverständnis und eine realistischere Erwartung an staatliche Abläufe. Gerade in Zeiten wachsender Serviceerwartungen sei es wichtig, Bürger frühzeitig darauf hinzuweisen, dass ein Antrag nicht automatisch mit einer Entscheidung ende.

„Wir dürfen Menschen nicht mit fertigen Lösungen überfordern“, heißt es in dem Papier. „Eine moderne Verwaltung muss Orientierung bieten, indem sie klar kommuniziert, dass derzeit keine klare Kommunikation möglich ist.“

Dazu sollen Behörden künftig standardisierte Zwischenbescheide versenden, die zwar keine neuen Informationen enthalten, aber den Vorgang „emotional sichtbar“ machen. Ein Mustertext liegt dem Vermerk bereits bei. Er beginnt mit den Worten: „Sehr geehrte antragstellende Person, Ihr Anliegen ist uns bekannt genug, um weiterhin unbeklärt zu bleiben.“

Auch Unternehmen könnten von der neuen Linie betroffen sein. Anträge auf Genehmigungen, Fördermittel oder Auskünfte sollen laut Empfehlung künftig in „wirtschaftsverträglichen Warteschleifen“ gehalten werden, damit Betriebe ihre Planung nicht auf vorzeitige Gewissheit stützen. Eine zu frühe Zusage könne laut Vermerk „unternehmerische Eigenverantwortung schwächen“.

Pilotprojekt mit offenem Ende

Geplant ist nach BPD-Informationen ein Pilotprojekt in mehreren nicht näher benannten Verwaltungsbereichen. Dabei soll geprüft werden, ob Bürger eine Wartezeit von acht Wochen als kürzer empfinden, wenn sie zwischendurch zwei automatisierte Nachrichten, eine neue Vorgangsnummer und einen Hinweis auf ein baldiges weiteres Schreiben erhalten.

Eine Sprecherin der Kommission zur Vereinfachung komplexer Vereinfachungen betonte, es gehe nicht darum, Verfahren unnötig zu verlängern. Vielmehr solle verhindert werden, dass sie „unnötig kurz“ seien. „Wir schaffen keine Verzögerung“, sagte sie. „Wir geben vorhandener Verzögerung lediglich eine Struktur, eine Begründung und gegebenenfalls ein Deckblatt.“

Kritik an dem Papier weist man in zuständigen Kreisen zurück. Zuständig sei zunächst niemand, perspektivisch aber alle. Außerdem handele es sich lediglich um einen Entwurf, der vor einer möglichen Umsetzung noch mehrere Abstimmungsrunden, eine Folgenabschätzung, eine Zuständigkeitsklärung und eine Vorprüfung der Folgenabschätzung durchlaufen müsse.

Für Bürger soll sich nach offizieller Einschätzung vorerst nichts ändern. Sie würden weiterhin warten, allerdings künftig mit dem guten Gefühl, dass ihr Warten möglicherweise Teil eines größeren organisatorischen Konzepts sei.

In einer abschließenden Empfehlung schlägt der Vermerk vor, die strategische Verlängerung von Bearbeitungszeiten nicht sofort öffentlich zu machen. Eine Bekanntgabe könne erfolgen, sobald die Prüfung abgeschlossen sei. Wann das sein werde, lasse sich derzeit nicht sagen. Man bitte um Geduld.