Oberverwaltungshausen (BPD) – In Oberverwaltungshausen ist am Montag eine neue Verwaltungsregelung in Kraft getreten, nach der Bürger künftig zunächst eine Genehmigung benötigen, um überhaupt eine Genehmigung beantragen zu dürfen. Wie das Amt mitteilte, handele es sich dabei um einen „wichtigen Schritt zur strukturierten Vorprüfung vorgelagerter Verfahrensabsichten“.
Bisher konnten Bürger in vielen Fällen direkt einen Antrag stellen, ohne zuvor nachzuweisen, dass sie zur Beantragung dieses Antrags formal berechtigt sind. Dieser Zustand habe laut Verwaltung „zu erheblichen Unsicherheiten im Bereich der Zuständigkeitsvermutung“ geführt.
„Wir haben festgestellt, dass manche Bürger Anträge einfach deshalb stellen, weil sie etwas genehmigt haben möchten“, erklärte Klaus-Dieter Formblatt, kommissarischer Leiter der neu eingerichteten Vorantragsstelle für Genehmigungsfähigkeit. „Das ist aus verwaltungsfachlicher Sicht nachvollziehbar, aber nicht zwingend verfahrenskonform.“
Antrag nur noch mit Antragserlaubnis
Kern der neuen Regelung ist das Formular G-0, offiziell „Antrag auf Erteilung einer Genehmigung zur Beantragung einer Genehmigung“. Dieses muss künftig ausgefüllt, unterschrieben, in zweifacher Ausfertigung eingereicht und mit dem Nachweis versehen werden, dass noch kein eigentlicher Antrag gestellt wurde.
Erst nach erfolgreicher Prüfung erhalten Bürger eine sogenannte „vorläufige Beantragungszulassung“. Diese berechtigt sie jedoch noch nicht zur Genehmigung selbst, sondern lediglich dazu, einen regulären Antrag auf Genehmigung einzureichen. In komplizierteren Fällen kann zusätzlich eine „Bescheinigung über die Absicht zur zukünftigen Antragstellung“ erforderlich sein.
„Wir wollen verhindern, dass Genehmigungsverfahren durch vorschnelle Genehmigungswünsche belastet werden“, sagte eine Sprecherin der Zentralstelle für Formularwesen. „Wer eine Genehmigung beantragt, muss vorher glaubhaft machen, dass er die Tragweite des Beantragenwollens verstanden hat.“
Die Maßnahme diene der besseren Nachvollziehbarkeit bereits nicht nachvollziehbarer Prozesse.
Verwaltung spricht von Vereinfachung
Trotz der zusätzlichen Verfahrensstufe weist die Stadtverwaltung den Vorwurf zurück, es handle sich um mehr Bürokratie. Im Gegenteil: Durch die neue Vorprüfung werde das eigentliche Genehmigungsverfahren entlastet, da unzureichend vorbereitete Antragsteller künftig bereits vor dem Antrag erkannt und in geordnete Warteschleifen überführt werden könnten.
„Für die Bürger wird vieles einfacher, weil sie nun früher erfahren, dass es komplizierter wird“, erklärte Formblatt. „Das schafft Planungssicherheit, insbesondere bei Verfahren, deren Dauer derzeit zwischen sechs Wochen und unbestimmbar liegt.“
Nach Angaben des Amtes sei es bislang immer wieder vorgekommen, dass Bürger mit vollständigen Unterlagen erschienen seien, obwohl intern noch gar nicht abschließend geklärt war, welche Unterlagen überhaupt als vollständig gelten. Dies habe bei Sachbearbeitern zu unnötigem Entscheidungsdruck geführt.
„Eine Verwaltung darf nicht durch zu viel Entscheidungsnähe überfordert werden“, hieß es aus dem Rathaus. „Deshalb setzen wir konsequent auf vorgelagerte Klärung ohne unmittelbare Folgen.“
Drei Nachweise für den ersten Schritt
Für die Genehmigung zur Beantragung einer Genehmigung müssen Antragsteller künftig mehrere Dokumente vorlegen. Erforderlich sind unter anderem ein Identitätsnachweis, ein Wohnsitznachweis sowie ein Nachweis darüber, dass der begehrte Nachweis nicht bereits auf anderem Wege nachgewiesen werden kann.
Besonders wichtig ist die neue Anlage G-0b. Darin müssen Bürger erklären, warum sie glauben, überhaupt ein Anliegen zu haben. Die Verwaltung prüft anschließend, ob es sich um ein antragsfähiges Anliegen, ein nur gefühltes Anliegen oder einen Fall allgemeiner Lebensunzufriedenheit handelt.
Letztere werden nach interner Richtlinie nicht bearbeitet, sondern an die Abteilung „Persönliche Erwartungskorrektur“ weitergeleitet.
„Nicht jedes Problem ist automatisch ein Verwaltungsvorgang“, erklärte eine Referentin aus dem Bundesamt für gefühlte Zuständigkeit. „Manche Probleme müssen zunächst in ein zuständiges Problem überführt werden. Dafür gibt es künftig ein eigenes Merkblatt.“
Dieses Merkblatt kann jedoch nur angefordert werden, wenn zuvor die Merkblattanforderungsberechtigung festgestellt wurde.
Bürger reagieren vorsichtig verwirrt
Bei den Bürgern sorgt die neue Regelung für gemischte Reaktionen. Einige zeigten sich erleichtert, nun endlich einen klaren Ablauf zu haben, der ihnen erklärt, warum noch kein Ablauf begonnen hat. Andere bemängelten, dass sie bereits beim Versuch, das Formular G-0 herunterzuladen, auf die Seite „Zugriff nur mit Vorformularnummer“ weitergeleitet wurden.
Ein 43-jähriger Bürger, der eine einfache Nutzungsänderung für einen Kellerraum beantragen wollte, berichtete, er habe zunächst nachweisen müssen, dass sein Keller verwaltungsrechtlich als Keller empfunden werden dürfe. Anschließend sei ihm mitgeteilt worden, für diese Einschätzung müsse er eine Genehmigung beantragen, deren Beantragung jedoch noch nicht genehmigt sei.
„Ich wollte eigentlich nur wissen, ob ich dort Regale aufstellen darf“, sagte der Mann. „Jetzt habe ich einen Beratungstermin zur Feststellung meiner Regalabsicht im dritten Quartal nächsten Jahres.“
Die Verwaltung bedauert mögliche Irritationen, verweist jedoch auf die hohe Komplexität moderner Bürgernähe. Man könne den Menschen schließlich nicht zumuten, einfach mit einem Anliegen zu kommen und am Ende womöglich eine Antwort zu erhalten.
Zuständig ist zunächst niemand
Für die Bearbeitung der neuen Voranträge wurde eine eigene Koordinierungsgruppe eingerichtet. Diese trägt den Namen „Runder Tisch zur Vermeidung unkoordinierter Zuständigkeit“ und soll zunächst prüfen, welche Stelle später prüfen könnte, ob eine Prüfung erforderlich ist.
Zuständig ist zunächst niemand, perspektivisch aber alle.
Nach Angaben aus Verwaltungskreisen sei die neue Struktur bewusst ressortübergreifend angelegt. Dadurch werde verhindert, dass ein einzelnes Amt zu früh Verantwortung übernehmen müsse. Stattdessen könne die Verantwortung „breit, transparent und ohne konkrete Zuordnung“ im System verteilt werden.
„Wir sprechen hier von einem Meilenstein moderner Verwaltungskultur“, erklärte Formblatt. „Früher mussten Bürger oft von Schalter zu Schalter laufen. Heute können wir ihnen bereits online mitteilen, dass sie dafür einen Termin brauchen.“
Ein entsprechender Antrag kann ab sofort beantragt werden.
Weitere Genehmigungsstufen geplant
Die Stadt prüft bereits, ob künftig auch die Genehmigung zur Beantragung einer Genehmigung ihrerseits genehmigungspflichtig werden soll. Hintergrund ist die Sorge, dass Bürger das neue Verfahren zu direkt nutzen könnten.
In einem internen Entwurf ist von einer „Vorgenehmigung zur Vorprüfung der Genehmigungsbeantragungsabsicht“ die Rede. Diese soll sicherstellen, dass niemand vorschnell eine Genehmigung zur Beantragung einer Genehmigung beantragt, ohne zuvor ausreichend über die Möglichkeit nachgedacht zu haben, es vielleicht lieber bleiben zu lassen.
Auch eine digitale Lösung sei geplant. Über das neue Onlineportal „AmtDirektSpäter“ sollen Bürger künftig bequem von zu Hause aus sehen können, welche Unterlagen ihnen fehlen, bevor sie erfahren, welche Unterlagen sie eigentlich benötigen.
Der Start des Portals ist laut Verwaltung „zeitnah nach Abschluss der Vorbereitungen zur Vorbereitung der vorbereitenden Umsetzung“ vorgesehen.
Bis dahin empfiehlt die Stadt, Anliegen möglichst frühzeitig zu verschieben. Wer dennoch eine Genehmigung beantragen möchte, sollte zunächst prüfen, ob er bereits genehmigt ist, eine Genehmigung zur Beantragung einer Genehmigung zu beantragen.
Für besonders eilige Fälle gibt es nach Angaben des Amtes ein beschleunigtes Verfahren. Dieses dauert nur dann länger, wenn es genutzt wird.
Am Ende zeigt sich die Verwaltung zufrieden. Die neue Regelung schaffe Ordnung, Klarheit und ein hohes Maß an Verfahrenssicherheit. Ob dadurch tatsächlich weniger Anträge bearbeitet werden, sei noch offen. Sicher sei jedoch, dass künftig deutlich präziser dokumentiert werden könne, warum sie nicht bearbeitet wurden.