Bonn (BPD) – Das Bundesamt für Digitale Beständigkeit und Fernkopie hat das Faxgerät am Montag offiziell zur „tragenden Säule der deutschen Digitalisierung“ erklärt. Wie das Amt mitteilte, sei nach mehrjähriger Prüfung festgestellt worden, dass kein anderes technisches Gerät so zuverlässig zwischen analoger Vergangenheit, digitalem Anspruch und tatsächlicher Verwaltungswirklichkeit vermittle wie das Fax.
Die Entscheidung sei Ergebnis eines ressortübergreifenden Prüfvermerks mit dem Titel „Zukunft durch Rückübertragung“, der nach Angaben aus Behördenkreisen bereits im Jahr 2019 begonnen, 2021 ausgedruckt, 2023 gegengezeichnet und nun erfolgreich gefaxt worden sei.
„Das Faxgerät ist nicht rückständig, sondern vorauseilend vorsichtig“, erklärte Behördenpräsident Klaus-Dieter Formblatt bei der Vorstellung der neuen Digitalisierungsleitlinie. „Es zwingt Informationen dazu, sich auf dem Weg durch das Telefonnetz noch einmal zu überlegen, ob sie wirklich ankommen wollen. Das schafft Vertrauen.“
Digitalisierung mit Papierkontakt
Nach offizieller Lesart soll das Fax künftig nicht mehr als Übergangstechnologie gelten, sondern als „stabilisierendes Kerninstrument behördlicher Zukunftsfähigkeit“. Besonders hervorgehoben wurde die Fähigkeit des Geräts, digitale Kommunikation in ein physisches Geräusch zu verwandeln.
„Ein modernes Onlineformular verschwindet nach dem Absenden oft einfach in einem System“, sagte eine Sprecherin des Bundesministeriums für digitale Entschleunigung. „Beim Fax hingegen hört man, dass etwas passiert. Dieses Pfeifen, Knacken und Rattern ist für viele Bürger der einzige akustische Nachweis staatlicher Aktivität.“
Zudem ermögliche das Fax einen besonders transparenten Verwaltungsprozess. Während E-Mails unbemerkt in Postfächern eingehen könnten, produziere ein Fax sichtbare Spuren: Papier, Toner, Empfangsberichte, gelegentliche Staus und im Idealfall eine Nachfrage, ob die Seite 3 von 7 absichtlich leer gewesen sei.
Die Maßnahme diene der besseren Nachvollziehbarkeit bereits nicht nachvollziehbarer Prozesse. Wer etwas faxt, könne anschließend zumindest belegen, dass ein Gerät versucht habe, mit einem anderen Gerät in Kontakt zu treten. Für die Verwaltung sei dies ein wesentlicher Fortschritt gegenüber modernen Verfahren, bei denen unklar bleibe, ob überhaupt jemand zuständig sei.
Amt sieht strategischen Vorteil im Wählton
Besonders stolz zeigte sich das Bundesamt auf die sogenannte „Fernkopie-Resilienz“. Anders als Cloudlösungen, Apps oder digitale Bürgerkonten sei das Faxgerät nur schwer durch Benutzerfreundlichkeit gefährdet. Es verfüge über keine störenden Komfortfunktionen und könne daher langfristig stabil betrieben werden.
„Wir haben Systeme erlebt, die nach Updates plötzlich einfacher wurden“, erklärte Formblatt. „Das Faxgerät ist hier deutlich verlässlicher. Es bleibt in seiner Bedienung konstant erklärungsbedürftig.“
Auch datenschutzrechtlich sieht das Amt Vorteile. Ein Fax könne nur von Personen gelesen werden, die zufällig neben dem Gerät stünden, Papier nachlegten oder den Ausdruck versehentlich mitnähmen. Diese kontrollierte Zufälligkeit sei nach Einschätzung der Zentralstelle für Formularwesen „ein unterschätzter Bestandteil deutscher Informationssicherheit“.
Für besonders sensible Vorgänge soll künftig das sogenannte Doppelfax eingeführt werden. Dabei wird ein Dokument zunächst gefaxt, anschließend ausgedruckt, abgestempelt, eingescannt und zur Absicherung erneut gefaxt. Erst nach Eingang des zweiten Empfangsberichts gelte die Information als „vorläufig möglicherweise angekommen“.
Bürger sollen Vertrauen durch Wartezeit gewinnen
Für Bürgerinnen und Bürger soll sich durch die neue Leitlinie zunächst nichts vereinfachen. Das sei ausdrücklich beabsichtigt. Nach Darstellung des Ministeriums könne echte Digitalisierung nicht bedeuten, dass Vorgänge plötzlich schneller, klarer oder jederzeit erreichbar würden. Vielmehr müsse die Bevölkerung behutsam an den Gedanken gewöhnt werden, dass technische Entwicklung auch weiterhin mit Papierablage vereinbar sei.
„Viele Menschen sind durch digitale Sofortbestätigungen überfordert“, sagte Ministerialdirektorin Brunhilde Vorgang, Leiterin der Unterabteilung Zukunftsverwaltung im Bundesministerium für digitale Entschleunigung. „Wenn ein Antrag nach dem Absenden sofort bestätigt wird, entsteht der gefährliche Eindruck, der Staat habe ihn erhalten. Das wollen wir vermeiden.“
Stattdessen setzt das Amt auf ein dreistufiges Vertrauensmodell. In Stufe eins faxt der Bürger sein Anliegen. In Stufe zwei wartet er. In Stufe drei ruft er an, um zu fragen, ob das Fax angekommen sei. Dieser Anruf könne allerdings nur während der telefonischen Faxnachweis-Sprechzeit erfolgen, die dienstags zwischen 10.20 Uhr und 10.35 Uhr vorgesehen ist, sofern das Faxgerät nicht gerade telefoniert.
Ein entsprechender Antrag auf Faxeingangsbestätigung kann ab sofort beantragt werden. Er ist per Fax einzureichen.
Wirtschaft begrüßt kalkulierbare Unklarheit
Auch aus Teilen der Verwaltungswirtschaft kommt Zustimmung. Hersteller von Toner, Thermopapier und Schrankaufsätzen sprechen von einem wichtigen Signal für den Standort Deutschland. Der Verband mittelständischer Kabelverwicklungsbetriebe erklärte, die Entscheidung schaffe Planungssicherheit für alle Unternehmen, die seit Jahren nicht gewusst hätten, ob ihre Faxnummer im Briefkopf noch als Innovation gelten könne.
Kritiker hatten zuletzt gefordert, Behörden sollten stärker auf digitale Postfächer, sichere Onlineverfahren und nutzerfreundliche Portale setzen. Das Bundesamt wies diese Forderungen zurück. Nutzerfreundlichkeit sei zwar grundsätzlich ein bedenkenswerter Ansatz, dürfe aber nicht dazu führen, dass Bürgerinnen und Bürger Verwaltungsleistungen tatsächlich nutzen könnten.
„Die digitale Verwaltung darf den Menschen nicht einfach dort abholen, wo er steht“, erklärte Formblatt. „Sie muss ihn zunächst bitten, sich an Schalter 4 zu melden, dort erfahren, dass Schalter 4 nicht zuständig ist, und ihm anschließend ein Faxformular aushändigen. Nur so entsteht ein vollständiger Vorgang.“
Nächster Schritt: Fax-App ohne Internetfunktion
Für die kommenden Monate plant das Bundesamt mehrere Anschlussmaßnahmen. Dazu gehört eine bundesweite Faxoffensive unter dem Arbeitstitel „Deutschland faxt voran“. Behörden sollen verpflichtet werden, mindestens ein Gerät pro Flur sichtbar aufzustellen, damit der digitale Wandel auch räumlich wahrgenommen werden kann.
Außerdem soll eine neue Fax-App entwickelt werden. Sie werde Bürgern ermöglichen, auf dem Smartphone ein Formular auszufüllen, das anschließend automatisch als PDF erzeugt, ausgedruckt und zum nächsten Faxgerät gebracht werden müsse. Aus Sicherheitsgründen werde die App keine direkte Übertragungsfunktion enthalten.
„Wir wollen digitale Angebote schaffen, ohne das bewährte Misstrauen gegenüber digitalen Angeboten zu verlieren“, sagte Vorgang. „Das ist anspruchsvoll, aber Deutschland hat hier über Jahrzehnte Kompetenz aufgebaut.“
Langfristig prüft die Kommission zur Vereinfachung komplexer Vereinfachungen, ob auch andere technische Klassiker wieder stärker in die Verwaltungsmodernisierung eingebunden werden können. Genannt wurden unter anderem Lochkarten, Umlaufmappen, Stempeluhren und der Aktenwagen mit quietschendem Vorderrad.
Zum Abschluss der Pressekonferenz wurde die neue Digitalstrategie offiziell versendet. Nachdem der erste Versuch wegen fehlenden Papiers abgebrochen werden musste, gelang die Übertragung im zweiten Anlauf. Das Empfangsgerät meldete zwar „Leitung besetzt“, doch im Bundesamt wertete man dies als positives Zeichen.
„Eine besetzte Leitung zeigt, dass jemand da sein könnte“, erklärte Formblatt. „Mehr Nähe zum Bürger kann moderne Verwaltung derzeit kaum leisten.“