Oberverwaltungshausen (BPD) – Die Zentralstelle für Formularwesen hat am Montag die Einführung eines neuen Formulars bekannt gegeben, das ein bisheriges Formular ersetzt, indem es dessen Inhalt vollständig übernimmt, um weitere 17 Seiten ergänzt und an entscheidenden Stellen zusätzliche Unklarheiten schafft. Nach Angaben der Behörde handelt es sich um einen „wichtigen Modernisierungsschritt“, da das alte Formular zuletzt in mehreren Fällen „zu schnell verstanden“ worden sei.
Das neue Dokument trägt die Bezeichnung „Antrag auf Ersetzung eines bisher verwendeten Antragsformulars durch ein künftig zu verwendendes Antragsersatzformular“ und soll ab sofort in allen Verwaltungsbereichen eingesetzt werden, in denen bislang noch Restbestände an Verständlichkeit festgestellt wurden.
Wie das Amt mitteilte, diene die Maßnahme der besseren Nachvollziehbarkeit bereits nicht nachvollziehbarer Prozesse. Bürgerinnen und Bürger könnten künftig auf 42 Seiten eindeutig erkennen, an welcher Stelle sie noch nicht wissen, was von ihnen verlangt werde.
Vereinfachung durch Umfang
„Wir haben festgestellt, dass das alte Formular mit 25 Seiten bei einigen Antragstellern den Eindruck erweckt hat, der Vorgang sei irgendwann abschließbar“, erklärte Klaus-Dieter Formblatt, kommissarischer Beauftragter für analoge Prozessverdichtung. „Das neue Formular beseitigt diese Fehlannahme zuverlässig.“
Besonders stolz zeigt sich die Behörde auf den neuen Abschnitt 7b, in dem Antragsteller bestätigen müssen, dass sie verstanden haben, dass ihr Verständnis des Formulars nicht automatisch als Verständnis im verwaltungsrechtlichen Sinne gilt. Für diesen Abschnitt ist ein gesondertes Beiblatt vorgesehen, das allerdings erst nach Eingang des Hauptformulars angefordert werden kann.
Auch die Reihenfolge der Fragen wurde überarbeitet. Während das alte Formular zunächst persönliche Angaben abfragte, beginnt die neue Version mit einer Selbstauskunft über die Bereitschaft, weitere Selbstauskünfte zu erteilen. Erst danach folgt die Erklärung, warum diese Erklärung noch keine Erklärung im eigentlichen Sinne darstellt.
„Ein Formular muss den Bürger dort abholen, wo er steht“, sagte eine Sprecherin der Zentralstelle. „In der Regel steht er vor dem Drucker, mit leerem Blick und ohne gültige Vorgangsnummer.“
Alte Angaben bleiben, neue Angaben kommen hinzu
Nach Angaben aus verwaltungsnahen Kreisen wurde das bisherige Formular nicht abgeschafft, sondern „in strukturierter Weise in das neue Formular überführt“. Konkret bedeutet dies, dass alle bisherigen Felder weiterhin vorhanden sind, jedoch teilweise umbenannt, verschoben oder in Unterfelder aufgeteilt wurden.
So heißt das frühere Feld „Name“ nun „Name gemäß namensbezogener Eigenangabe unter Berücksichtigung möglicher Abweichungen im Schriftverkehr“. Das bisherige Feld „Adresse“ wurde durch die drei Felder „gewöhnlicher Aufenthaltsort“, „postalisch vermutbarer Zustellbereich“ und „abweichende Abweichungsadresse bei abweichender Nichtabweichung“ ersetzt.
Neu ist außerdem eine verpflichtende Angabe zur „emotionalen Nähe zum beantragten Verwaltungsvorgang“. Bürger können hier zwischen „betroffen“, „verunsichert“, „mild erschöpft“ und „bereits in telefonischer Warteschleife“ wählen. Mehrfachnennungen sind zulässig, müssen aber auf Seite 31 begründet werden.
„Die Verwaltung braucht präzise Informationen“, betonte Formblatt. „Wenn jemand einen einfachen Antrag stellt, müssen wir zunächst zweifelsfrei feststellen, ob es sich tatsächlich um einen Antrag, eine Bitte, eine Erwartung, einen Irrtum oder eine unzulässige Vorfreude handelt.“
Digital erhältlich, aber nur ausgedruckt gültig
Das neue Formular steht laut Behörde „digital zur Verfügung“, darf jedoch aus Gründen der Rechtssicherheit nur ausgedruckt, handschriftlich ergänzt, erneut eingescannt und anschließend per Post eingereicht werden. Ein rein digitaler Versand sei zwar technisch möglich, werde aber bis zur abschließenden Prüfung der technischen Möglichkeit als nicht möglich behandelt.
Für besonders eilige Fälle wurde ein beschleunigtes Verfahren eingerichtet. Dabei können Bürger das Formular vorab online herunterladen, sofern sie zuvor ein Formular zur Freischaltung des Formularzugangs beantragt haben. Die Freischaltung erfolgt nach Prüfung der Druckbereitschaft innerhalb von sechs bis acht Wochen.
„Wir wollen niemanden ausschließen“, erklärte die Sprecherin. „Deshalb bieten wir das Formular in mehreren Varianten an: als PDF, als nicht ausfüllbares PDF, als versehentlich drehbares PDF und als barrierearmes Dokument, das aus Sicherheitsgründen nicht geöffnet werden kann.“
Eine mobile Version sei ebenfalls geplant. Sie werde laut Zentralstelle vor allem dazu dienen, Bürger unterwegs daran zu erinnern, dass sie das eigentliche Formular zu Hause vergessen haben.
Entlastung für die Verwaltung
Intern wird die Einführung als großer Erfolg gewertet. Durch die zusätzlichen Seiten könnten Rückfragen künftig deutlich früher entstehen und damit wesentlich später beantwortet werden. Zudem erhofft sich die Behörde eine bessere Steuerung des Publikumsverkehrs.
„Wenn Bürger länger mit dem Ausfüllen beschäftigt sind, erscheinen sie später am Schalter“, hieß es aus der Abteilung für Wartezeitenmanagement. „Das entlastet die Verwaltung, weil weniger Menschen gleichzeitig merken, dass niemand zuständig ist.“
Auch die neue Unterschriftenlogik soll Abläufe stabilisieren. Antragsteller müssen künftig an vier Stellen unterschreiben: einmal zur Bestätigung der Antragstellung, einmal zur Bestätigung der Kenntnisnahme, einmal zur Bestätigung der noch ausstehenden Kenntnisnahme und einmal vorsorglich für den Fall, dass die ersten drei Unterschriften wegen falscher Stiftfarbe nicht anerkannt werden.
Zugelassen sind ausschließlich blaue Kugelschreiber mit mittlerem Schriftbild. Schwarze Stifte gelten als „zu endgültig“, Bleistifte als „verwaltungsethisch unverbindlich“. Digitale Signaturen können ausgedruckt und handschriftlich bestätigt werden, sofern die handschriftliche Bestätigung zuvor digital angekündigt wurde.
Bürger reagieren mit vorsichtiger Resignation
Erste Bürgerinnen und Bürger zeigten sich nach Sichtung des neuen Formulars erleichtert, dass zumindest die Ratlosigkeit nun amtlich strukturiert sei. Ein Antragsteller berichtete, er habe nach Seite 18 erstmals das Gefühl gehabt, „Teil eines größeren Vorgangs“ zu sein, ohne sagen zu können, worum es gehe.
Eine Bürgerin aus dem Wartebereich lobte die neue Übersichtlichkeit. „Früher wusste ich nicht, ob ich etwas falsch ausgefüllt habe“, sagte sie. „Jetzt weiß ich bereits vor dem Ausfüllen, dass es auf jeden Fall falsch sein wird. Das gibt Planungssicherheit.“
Die Zentralstelle wertet diese Rückmeldungen als Beleg für die hohe Akzeptanz des Verfahrens. Kritische Stimmen, die eine tatsächliche Vereinfachung gefordert hatten, seien hingegen in einem gesonderten Beteiligungsformular erfasst worden. Dieses befinde sich derzeit in der Vorprüfung zur Prüfung der Prüffähigkeit.
Weitere Formulare bereits in Vorbereitung
Die Reform soll erst der Anfang sein. Für das kommende Quartal plant die Kommission zur Vereinfachung komplexer Vereinfachungen ein ergänzendes Formular, mit dem Bürger beantragen können, dass ihr bereits eingereichtes Formular als noch nicht abschließend eingereicht gilt. Dadurch solle verhindert werden, dass Vorgänge versehentlich zu früh bearbeitet werden.
Darüber hinaus arbeitet das Bundesministerium für digitale Entschleunigung an einem Leitfaden mit dem Titel „Formulare richtig falsch ausfüllen“. Er soll Bürgern helfen, typische Fehler zu vermeiden, indem er sie systematisch zu anderen Fehlern führt, die leichter archiviert werden können.
„Unser Ziel ist eine Verwaltung, die auch in Zeiten schneller Veränderungen verlässlich langsam bleibt“, sagte Formblatt. „Ein gutes Formular beantwortet keine Fragen. Es schafft den institutionellen Raum, in dem Fragen ordnungsgemäß entstehen können.“
Abschließend teilte die Zentralstelle mit, dass das alte Formular noch bis Ende des Jahres verwendet werden dürfe, allerdings nur zusammen mit dem neuen Formular und einem Zusatzformular zur Erklärung, warum nicht ausschließlich das neue Formular verwendet wurde.
Ein entsprechender Antrag kann ab sofort beantragt werden.