Oberverwaltungshausen (BPD) – Bürgerinnen und Bürger, die künftig ein Formular bei der Stadtverwaltung anfordern möchten, müssen zuvor ein separates Formular ausfüllen, mit dem sie nachweisen, dass sie berechtigt sind, ein Formular anfordern zu dürfen. Wie das Amt mitteilte, handele es sich dabei nicht um zusätzliche Bürokratie, sondern um eine „vorgelagerte Strukturierung des Formularzugangs im Sinne verfahrensrechtlicher Klarheit“.
Das neue Verfahren betrifft zunächst alle Anträge, für die ein Antrag erforderlich ist, der bisher ohne vorherigen Antrag angefordert werden konnte. Nach Angaben der Zentralstelle für Formularwesen soll dadurch verhindert werden, dass Formulare unkontrolliert, vorschnell oder emotional motiviert angefordert werden.
„Wir haben festgestellt, dass viele Bürger Formulare beantragen, ohne vorher ein Formular darüber ausgefüllt zu haben, warum sie überhaupt ein Formular benötigen“, erklärte Amtskoordinator Klaus-Dieter Formblatt am Dienstag. „Das führte zu einer besorgniserregenden Niedrigschwelligkeit im Verwaltungszugang.“
Erst beantragen, dann anfordern
Kernstück der neuen Regelung ist das sogenannte Formular-Voranforderungsformular, intern auch FVA-0 genannt. Es dient der Prüfung, ob ein Bürger grundsätzlich in der Lage ist, ein späteres Hauptformular ordnungsgemäß anzufordern. Erst nach erfolgreicher Prüfung kann das eigentliche Formularanforderungsformular ausgehändigt werden, mit dem anschließend das gewünschte Formular beantragt werden darf.
Die Verwaltung betont, dass es sich hierbei um ein bürgerfreundliches Verfahren handelt. Schließlich müsse niemand mehr unvorbereitet mit einem Formular konfrontiert werden, dessen Beantragung womöglich nicht ausreichend vorbereitet worden sei.
„Ein Formular ist kein loses Stück Papier, sondern ein hoheitlich strukturierter Erwartungsraum“, sagte Formblatt. „Wer diesen Raum betreten möchte, sollte vorher durch ein angemessenes Vorformular nachweisen, dass er die Tragweite der Formularanforderung erkennt.“
Das Vorformular umfasst nach Angaben der Behörde lediglich acht Seiten, zwei Anlagen, eine Selbsterklärung zur Formularreife sowie eine freiwillig verpflichtende Erklärung, dass keine Umgehung des Formularweges beabsichtigt ist.
Digitalisierung soll Verfahren vereinfachen
Zur besseren Bürgernähe wird das neue Formular zunächst ausschließlich analog ausgegeben. Eine digitale Version sei laut Amt zwar geplant, könne aber erst freigeschaltet werden, sobald das dafür notwendige Online-Anforderungsformular für digitale Formularvorstufen vollständig papierhaft genehmigt worden sei.
„Wir wollen die Menschen dort abholen, wo sie sind: vor verschlossenen Türen, mit unvollständigen Unterlagen und einer Nummer in der Hand“, erklärte eine Sprecherin der Abteilung für niederschwellige Zugangshürden. „Digitalisierung darf nicht bedeuten, dass plötzlich jeder einfach etwas herunterladen kann.“
Um Missverständnisse zu vermeiden, weist die Stadtverwaltung darauf hin, dass das FVA-0 nicht mit dem Formular FVA-1 verwechselt werden dürfe. Während FVA-0 lediglich zur Beantragung der Berechtigung dient, ein Formularanforderungsformular anzufordern, regelt FVA-1 die eigentliche Anforderung des Formularanforderungsformulars. Für Rückfragen steht das Sachgebiet „Vorbereitende Vorbereitung“ zur Verfügung, allerdings nur nach vorheriger schriftlicher Anfrage auf dem dafür vorgesehenen Rückfrageankündigungsbogen.
Bürger reagieren vorsichtig verwirrt
Erste Bürgerinnen und Bürger zeigten sich am Morgen vor dem Verwaltungsgebäude zurückhaltend irritiert. Ein Mann, der nach eigenen Angaben lediglich ein Formular zur Ummeldung seines Hundes abholen wollte, wurde darauf hingewiesen, dass zunächst zu prüfen sei, ob er die Anforderung dieses Formulars überhaupt anfordern dürfe.
„Ich dachte, ich bekomme einfach das Formular“, sagte der Bürger nach 47 Minuten Wartezeit. „Dann wurde mir erklärt, dass dieser Gedanke bereits Teil des Problems sei.“
Laut Verwaltung sei genau diese Erwartungshaltung der Grund für die neue Maßnahme. Viele Menschen gingen noch immer davon aus, dass ein Amt in erster Linie dazu da sei, Anliegen zu bearbeiten. Diese Sichtweise sei „historisch nachvollziehbar, aber prozessual verkürzt“.
Auch die lokale Wirtschaft zeigt sich betroffen. Ein Handwerksbetrieb berichtete, er könne eine Genehmigung für eine kleinere Baumaßnahme derzeit nicht beantragen, weil das Formular zur Anforderung des Formulars noch nicht angefordert werden dürfe. Die Stadtverwaltung widerspricht dieser Darstellung nicht, weist jedoch darauf hin, dass der Betrieb jederzeit die Möglichkeit habe, einen Antrag auf Klärung der Anforderungsberechtigung zu stellen.
Behörde lobt sich für Transparenz
Nach Angaben des Amtes soll das neue Verfahren vor allem Transparenz schaffen. Bürger könnten nun jederzeit genau erkennen, an welcher Stelle des Prozesses sie sich nicht befänden.
„Früher wussten viele Menschen nicht, warum ihr Anliegen nicht bearbeitet wurde“, erklärte Formblatt. „Heute können wir ihnen präzise mitteilen, welches Vorformular fehlt, bevor überhaupt ein Formular fehlen kann. Das ist ein erheblicher Fortschritt.“
Besonders stolz ist die Verwaltung auf das neue Ampelsystem im Eingangsbereich. Grün bedeutet, dass derzeit keine Formulare ausgegeben werden. Gelb bedeutet, dass möglicherweise Formulare ausgegeben werden könnten, wenn vorher ein anderes Formular vorliegt. Rot bedeutet, dass die Zuständigkeit noch nicht ausreichend unklar ist.
Zuständig ist zunächst niemand, perspektivisch aber alle.
Die Zentralstelle für Formularwesen sieht in dem Modell ein bundesweites Vorbild. Bereits mehrere Kommunen hätten Interesse angemeldet, das Verfahren zu übernehmen, sobald geklärt sei, welches Formular zur Anmeldung dieses Interesses erforderlich sei.
Weitere Formularstufen geplant
Für das kommende Quartal plant die Verwaltung eine Ausweitung des Systems. Künftig soll auch das Ausfüllen des Vorformulars nur noch möglich sein, wenn zuvor eine Absichtserklärung zur beabsichtigten Formularausfüllung eingereicht wurde. Diese soll sicherstellen, dass Bürger nicht spontan oder ohne ausreichende innere Verwaltungshaltung mit dem Ausfüllprozess beginnen.
Zusätzlich wird über eine sogenannte Formularpause nachgedacht. Zwischen der Anforderung eines Formulars und der tatsächlichen Übergabe soll eine verpflichtende Bedenkzeit von 14 Werktagen eingeführt werden. So wolle man verhindern, dass Bürger unter dem unmittelbaren Eindruck eines Problems vorschnell in ein Verwaltungsverfahren eintreten.
„Nicht jedes Anliegen muss sofort in einen Antrag münden“, sagte eine Sprecherin. „Manchmal ist es für alle Beteiligten besser, wenn ein Problem zunächst in Ruhe liegen bleibt, bis es sich entweder verschärft oder niemand mehr zuständig ist.“
Auch ein Schulungsangebot ist geplant. Unter dem Titel „Formularbewusstsein im Alltag“ sollen Bürger lernen, den Unterschied zwischen Antrag, Anfrage, Anforderung, Voranfrage, Nachweis und gefühlter Zuständigkeit sicher zu erkennen. Die Teilnahme ist kostenlos, erfordert jedoch eine schriftliche Anmeldung. Das entsprechende Anmeldeformular kann nach erfolgreicher Vorprüfung angefordert werden.
Antrag kann ab sofort beantragt werden
Die Stadtverwaltung weist abschließend darauf hin, dass das Verfahren ab sofort gilt. Wer noch alte Formulare besitzt, darf diese nicht mehr verwenden, kann aber einen Antrag stellen, um prüfen zu lassen, ob die alten Formulare zur Beantragung neuer Formulare eingereicht werden dürfen.
„Wir verstehen, dass manche Bürger das zunächst kompliziert finden“, erklärte Formblatt. „Deshalb haben wir zur Vereinfachung eine Übersicht erstellt, die erklärt, welches Formular benötigt wird, um herauszufinden, welches Formular benötigt wird.“
Die Übersicht liegt allerdings nicht öffentlich aus. Sie kann nur nach vorheriger Anforderung des Formulars zur Übersichtsanforderung eingesehen werden.
Ein entsprechender Antrag kann ab sofort beantragt werden.