Neustadt (BPD) – Die Stadtverwaltung Neustadt hat am Montag bekanntgegeben, verlorene Akten künftig nicht mehr als Panne, Versäumnis oder organisatorisches Problem zu behandeln, sondern als natürlichen Verwaltungsvorgang. Wie das Amt mitteilte, handele es sich beim Verschwinden einzelner Unterlagen um einen „normalen, historisch gewachsenen Bestandteil moderner Verwaltungsrealität“, der bislang lediglich unzureichend gewürdigt worden sei.
Die Entscheidung erfolgte nach einer internen Prüfung, bei der festgestellt wurde, dass verlorene Akten zwar regelmäßig auftreten, jedoch bislang „ohne klaren fachlichen Rahmen“ verschwinden mussten. Diese Lücke soll nun geschlossen werden. Künftig werden Akten, die nicht mehr auffindbar sind, in den neuen Bearbeitungsstatus „vorübergehend dauerhaft unklar“ überführt.
„Wir haben erkannt, dass das Verlieren von Akten kein Defizit ist, sondern ein Prozess mit hoher verwaltungsfachlicher Tiefe“, erklärte Amtskoordinator Klaus-Dieter Formblatt von der neu eingerichteten Stabsstelle für Vorgangsökologie und Ablagefragen. „Eine Akte, die niemand findet, ist nicht weg. Sie befindet sich lediglich außerhalb der gegenwärtigen Zuständigkeitswahrnehmung.“
Vom Fehler zur Fachlichkeit
Nach Angaben der Verwaltung soll die neue Einstufung vor allem dazu dienen, Bürgern mehr Verlässlichkeit im Umgang mit Unklarheiten zu bieten. Bisher hätten Antragsteller häufig irritiert reagiert, wenn ihnen nach monatelanger Bearbeitung mitgeteilt wurde, ihre Unterlagen seien nicht auffindbar. Künftig könne dieser Zustand früher, transparenter und mit größerer innerdienstlicher Ruhe kommuniziert werden.
Dazu wurde ein fünfstufiges Modell entwickelt. Eine Akte durchläuft künftig die Phasen Eingang, Sichtung, Zwischenablage, Zuständigkeitsdiffusion und natürliche Aktenruhe. Erst wenn sie nach Ablauf von sechs Wochen nicht mehr gefunden wird, erhält sie offiziell den Status „verwaltungsbiologisch abgewandert“.
„Der Begriff ‚verloren‘ war aus unserer Sicht zu negativ besetzt“, sagte eine Sprecherin des Bürgeramts. „Er suggeriert, dass etwas hätte gefunden werden können. Das entspricht nicht immer der Lebenswirklichkeit komplexer Ablagestrukturen.“
Die Maßnahme diene der besseren Nachvollziehbarkeit bereits nicht nachvollziehbarer Prozesse. Bürgerinnen und Bürger sollen künftig schriftlich darüber informiert werden, wenn ihre Akte in einen Zustand „dokumentarischer Unbestimmtheit“ übergegangen ist. Dieses Schreiben gilt allerdings nicht als Nachweis, dass die Akte tatsächlich existiert hat. Dafür ist ein gesonderter Antrag erforderlich.
Bürger können Verlustbescheinigung beantragen
Wer den Vorgang offiziell dokumentieren lassen möchte, kann ab sofort eine sogenannte Verlustbegleitbescheinigung beantragen. Diese bestätigt nicht den Verlust der Akte selbst, sondern lediglich, dass die Verwaltung gegenwärtig davon ausgeht, den möglichen Verlust nicht ausschließen zu können.
Ein entsprechender Antrag kann ab sofort beantragt werden. Dafür müssen Bürger das Formular VA-17b „Mitwirkung bei ungeklärtem Aktenverbleib“ ausfüllen, unterschreiben und zusammen mit einer Kopie der Unterlagen einreichen, die möglicherweise bereits Teil der verschwundenen Akte waren.
„Wir möchten die Bürger aktiv in den Prozess einbinden“, erklärte Formblatt. „Es wäre unfair, wenn nur die Verwaltung nicht wüsste, wo sich die Akte befindet. Moderne Bürgernähe bedeutet, Ungewissheit gemeinsam zu tragen.“
Besonders wichtig sei dabei die Mitwirkungspflicht. Wer eine verlorene Akte ersetzen möchte, müsse zunächst nachweisen, dass die Akte nicht auffindbar ist. Da dieser Nachweis in der Regel nur von der Stelle erbracht werden kann, die die Akte nicht findet, könne es zu weiteren Bearbeitungsschleifen kommen. Die Verwaltung spricht in diesem Zusammenhang von einem „kreisförmigen Prüfverfahren mit offenem Erkenntnisausgang“.
Akten sollen nicht unnötig unter Druck geraten
Die Stadt betont, man wolle mit der neuen Regelung auch die Akten selbst entlasten. In den vergangenen Jahren sei zu oft erwartet worden, dass Unterlagen jederzeit auffindbar, vollständig und logisch abgelegt seien. Dies setze nicht nur die Verwaltung, sondern auch die Vorgänge unnötig unter Druck.
„Nicht jede Akte möchte sofort gefunden werden“, sagte die Leiterin der Abteilung Innere Ablageentwicklung. „Manche Vorgänge brauchen Raum, Zeit und einen Schrank, an den sich später niemand mehr erinnert.“
Um den Prozess zu professionalisieren, sollen künftig sogenannte Aktenruhebereiche eingerichtet werden. Dabei handelt es sich um Regale, Kartons, Nebenräume und sonstige Ablageflächen, deren genaue Funktion bewusst nicht abschließend definiert wird. Dies solle verhindern, dass durch übermäßige Klarheit neue Zuständigkeiten entstehen.
Auch digital soll das Verfahren modernisiert werden. Für elektronische Akten plant die Verwaltung den Status „Datei möglicherweise vorhanden“. Dieser kann vergeben werden, wenn ein Dokument im System nicht gefunden wird, obwohl mehrere Mitarbeitende sicher sind, es irgendwann einmal gesehen zu haben.
Entlastung für überforderte Vorgangslagen
Nach Einschätzung der Zentralstelle für Formularwesen könnte das Modell bundesweit Schule machen. Verlorene Akten seien bislang in vielen Verwaltungen ein unterschätztes Instrument zur Reduzierung von Bearbeitungsdruck. Wenn ein Vorgang nicht mehr auffindbar sei, müsse er auch nicht unmittelbar abgeschlossen werden. Das schaffe Luft für andere Verfahren, die ihrerseits später in eine natürliche Aktenruhe überführt werden könnten.
„Wir sprechen hier von einem erheblichen Entlastungspotenzial“, hieß es aus Kreisen der Kommission zur Vereinfachung komplexer Vereinfachungen. „Eine Akte, die verschwunden ist, blockiert keinen Schreibtisch mehr. Jedenfalls keinen bekannten.“
Für Bürger bedeutet die Neuregelung allerdings längere Wartezeiten. Wer einen Antrag gestellt hat, dessen Unterlagen in die natürliche Aktenruhe übergegangen sind, soll frühestens nach drei Monaten eine Auskunft erhalten. Diese Auskunft kann lauten, dass derzeit nicht ausgeschlossen werden könne, dass zu einem späteren Zeitpunkt eine Auskunft möglich sei.
Die Verwaltung verweist darauf, dass auch diese Antwort ein Fortschritt sei. Früher hätten Bürger oft gar nicht gewusst, warum sie nichts wüssten. Künftig werde dieses Nichtwissen strukturiert, dokumentiert und auf Wunsch mit Gebührenbescheid versehen.
Pilotphase beginnt rückwirkend
Besonders innovativ ist die geplante Rückwirkung. Die neue Regelung soll auch für Akten gelten, die bereits in den vergangenen Jahren verschwunden sind. Da diese jedoch nicht auffindbar sind, könne man aktuell nicht sagen, welche Vorgänge betroffen seien. Bürger werden daher gebeten, selbst zu prüfen, ob sie möglicherweise von einem verlorenen Vorgang betroffen sein könnten, und dies der Verwaltung schriftlich mitzuteilen.
Zur besseren Orientierung soll ein Onlineportal eingerichtet werden. Dort können Bürger künftig nachsehen, ob ihre Akte im System vorhanden ist. Ist sie dort nicht vorhanden, bedeutet das allerdings nicht zwingend, dass sie fehlt. Es könne auch bedeuten, dass sie vorhanden ist, aber nicht im Portal angezeigt wird. In diesem Fall wird empfohlen, persönlich im Bürgeramt vorzusprechen, um einen Termin für eine spätere telefonische Klärung zu vereinbaren.
„Digitalisierung bedeutet nicht, dass alles schneller geht“, stellte die Sprecherin klar. „Digitalisierung bedeutet, dass auch Unklarheiten zeitgemäß dargestellt werden können.“
Langfristig plant die Verwaltung, verlorene Akten nicht mehr als Ausnahme, sondern als reguläre Bearbeitungsoption in die Dienstanweisung aufzunehmen. Zuständig ist zunächst niemand, perspektivisch aber alle. Für besonders komplexe Fälle soll außerdem ein Runder Tisch eingerichtet werden, dessen Protokoll aus Gründen der Verfahrenskonsistenz unmittelbar nach der Sitzung in natürliche Aktenruhe überführt wird.
Zum Abschluss kündigte Formblatt an, die Stadt wolle künftig noch offener mit verschwundenen Unterlagen umgehen. „Wir werden alles tun, um verlorene Akten nicht länger zu verstecken“, sagte er. „Sobald wir sie finden, werden wir prüfen, ob sie überhaupt noch als verloren gelten dürfen.“