Oberverwaltungshausen (BPD) – Ab 2030 sollen alle Haushalte in Deutschland verpflichtet werden, eine amtlich zugelassene Dokumentenmappe zu führen. Das geht aus einem Entwurf der Zentralstelle für Formularwesen hervor, der nach Angaben aus Regierungskreisen „die private Unterlagenhaltung endlich auf ein belastbares Verwaltungsniveau“ heben soll.
Die neue Mappe trägt den vorläufigen Namen „Haushaltsdokumentenstrukturierungsmappe 2030“, kurz HDSM-30, und soll künftig in jedem Haushalt griffbereit, vollständig beschriftet und in einem „behördennahen Zustand mittlerer Ernsthaftigkeit“ vorhanden sein. Betroffen sind unter anderem Mietverträge, Versicherungsunterlagen, Stromabrechnungen, Steuerbescheide, Garantien, Geburtsurkunden, Impfnachweise, alte PIN-Briefe, ungeöffnete Schreiben sowie jene Dokumente, von denen Bürger bislang nur wussten, dass sie „irgendwo noch liegen müssen“.
Wie das Amt mitteilte, diene die Maßnahme der besseren Nachvollziehbarkeit bereits nicht nachvollziehbarer Prozesse.
Ordnung ist künftig nachzuweisen
Nach dem Entwurf reicht es künftig nicht mehr aus, wichtige Unterlagen tatsächlich zu besitzen. Bürger müssen zusätzlich nachweisen können, dass sie diese Unterlagen in einer dafür vorgesehenen Ordnung besitzen. Dazu soll die Dokumentenmappe in mindestens zwölf verpflichtende Register unterteilt werden: Wohnen, Arbeit, Finanzen, Gesundheit, Versicherungen, Verträge, Fahrzeuge, Bildung, Familie, Steuern, Sonstiges sowie „Sonstiges, aber wichtiger“.
„Wir haben festgestellt, dass viele Bürger ihre Dokumente zwar aufbewahren, dies jedoch ohne erkennbare Systematik, ohne Registerfarbe und ohne staatlich prüfbaren Ordnungswillen tun“, erklärte Klaus-Dieter Formblatt, Sonderbeauftragter für haushaltsnahe Ablagefragen. „Das kann in einem modernen Verwaltungsstaat nicht dauerhaft hingenommen werden.“
Besonders kritisch sehe man lose Papierstapel auf Kommoden, Schuhkartons mit alten Rechnungen und sogenannte Küchenschubladen-Archive. Diese seien zwar „emotional nachvollziehbar“, entsprächen aber nicht dem künftig erwarteten Mindeststandard privater Verwaltungsfähigkeit.
Mappe muss jährlich selbst überprüft werden
Die Haushalte sollen ihre Dokumentenmappe einmal pro Jahr eigenständig kontrollieren und das Ergebnis auf dem Formular HDSM-30-A „Erklärung über das Vorhandensein einer geordneten Erklärungslage“ bestätigen. Wer dabei feststellt, dass ein Dokument fehlt, muss dies zunächst mit Formular HDSM-30-F „Feststellung eines vermutlich fehlenden Dokuments“ melden, bevor er das Dokument suchen darf.
„Wir wollen verhindern, dass Bürger in unkoordinierte Suchbewegungen verfallen“, sagte eine Sprecherin des Bundesministeriums für digitale Entschleunigung. „Wer einfach anfängt, in Ordnern, Taschen oder hinter dem Drucker zu suchen, gefährdet die Verfahrensruhe.“
Für besonders umfangreiche Haushalte ist außerdem eine Zusatzmappe vorgesehen. Diese darf jedoch nur verwendet werden, wenn zuvor glaubhaft gemacht wurde, dass die Hauptmappe ihre Kapazitätsgrenze erreicht hat. Ein entsprechender Antrag kann ab sofort beantragt werden.
Zertifizierte Register statt privater Kreativität
Nicht erlaubt sein sollen frei gewählte Kategorien wie „Wichtig“, „Ganz wichtig“, „Später ansehen“ oder „Keine Ahnung, aber behalten“. Diese Begriffe seien laut Zentralstelle für Formularwesen „zu emotional, zu unpräzise und in Einzelfällen gefährlich lösungsorientiert“.
Stattdessen soll jede Mappe mit standardisierten Trennblättern ausgestattet werden. Die Farbe Grau ist dabei für allgemeine Unterlagen vorgesehen, Hellgrau für dringliche Unterlagen, Dunkelgrau für überfällige Unterlagen und Verwaltungsgrau für Unterlagen, deren Zweck nicht mehr ermittelt werden kann, die aber vorsichtshalber aufzubewahren sind.
Auch digitale Dokumente bleiben von der Regel nicht ausgenommen. Wer Rechnungen, Verträge oder Bescheide nur als PDF speichert, muss künftig einen Ausdruck des Speicherorts abheften. Der Ausdruck muss den Dateinamen, den Ordnerpfad und eine eidesähnliche Versicherung enthalten, dass die Datei zum Zeitpunkt des Ausdrucks „mit überwiegender Wahrscheinlichkeit noch existierte“.
„Die Digitalisierung darf nicht dazu führen, dass Dokumente einfach auffindbar werden“, betonte Formblatt. „Wir brauchen hier einen gesunden Mittelweg zwischen moderner Technik und bewährter Suchverzweiflung.“
Besuch vom Mappenbeauftragten möglich
Zur Kontrolle der neuen Regel plant die Bundesregierung keine flächendeckenden Hausbesuche, schließt stichprobenartige „Mappenbetrachtungen im häuslichen Bereich“ jedoch nicht aus. Dabei sollen speziell geschulte Mappenbeauftragte prüfen, ob die Register vollständig, die Laschen lesbar und die Dokumente „in angemessener Ernsthaftigkeit abgeheftet“ sind.
Ein ungeordnetes Sammelsurium könne künftig als „Ablagevorfall leichter bis mittlerer Schwere“ eingestuft werden. Bei wiederholten Verstößen drohen verpflichtende Ordnungsgespräche, ein Hinweisblatt in einfacher Verwaltungssprache sowie die Teilnahme am Online-Kurs „Ich und meine Unterlagen – ein strukturiertes Miteinander“.
Für Familien mit Kindern ist zusätzlich ein pädagogischer Mappenanhang geplant. Darin sollen bereits Grundschüler lernen, dass ein Dokument erst dann wirklich existiert, wenn es gelocht, abgeheftet und bei Bedarf nicht gefunden werden kann, weil es in der falschen, aber formal korrekten Kategorie liegt.
Wirtschaft warnt vor Lieferengpässen bei Klarsichthüllen
Der Verband der Büroartikelwirtschaft begrüßte die Pläne grundsätzlich, warnte jedoch vor Engpässen bei Registerblättern, Klarsichthüllen und diesen kleinen weißen Beschriftungsstreifen, die man nie sauber in die Laschen bekommt. Man bereite sich auf eine „historische Mappenlage“ vor.
Auch erste Dienstleister haben bereits reagiert. Mehrere Unternehmen wollen zertifizierte Haushaltsmappen-Assistenten anbieten, die Bürgern gegen Gebühr beim Vorsortieren helfen. Besonders gefragt seien laut Branchenangaben Pakete wie „Grundordnung Plus“, „Mietvertrag finden in unter 90 Minuten“ und „Steuerbescheid 2018: Spurensicherung im Privatbestand“.
Verbraucherschützer mahnen unterdessen, dass Bürger nicht vorschnell teure Luxusmappen kaufen sollten. Die einfache amtliche Standardmappe reiche in der Regel aus, sofern sie über mindestens drei Metallbügel, eine unangenehme Haptik und den Geruch früherer Wartezimmer verfüge.
Regierung sieht großen Schritt zur privaten Verwaltungsreife
Nach Angaben aus Regierungskreisen soll die Dokumentenmappe langfristig auch andere Verfahren vereinfachen. Wer künftig einen Antrag stellt, könnte zusätzlich gefragt werden, ob die dazugehörigen Unterlagen „mappenfähig vorbereitet“ sind. Ohne gültige Mappe wäre der Antrag zwar weiterhin möglich, würde aber zunächst in den Status „geordnet ungeklärt“ versetzt.
„Wir schaffen damit Vertrauen“, erklärte die Sprecherin des Ministeriums. „Der Staat weiß dann nicht unbedingt schneller, was der Bürger möchte. Aber er weiß, dass der Bürger seine Ratlosigkeit sauber abgeheftet hat.“
Für alleinlebende Personen, Wohngemeinschaften und Haushalte mit mehr als einem Drucker soll es Sonderregelungen geben. Unklar ist bislang, ob Haustiere eigene Register benötigen, wenn sie Versicherungen, Impfpässe oder charakterlich bedenkliche Tierarztrechnungen verursachen. Zuständig ist zunächst niemand, perspektivisch aber alle.
In einer zweiten Ausbaustufe soll ab 2032 geprüft werden, ob Bürger zusätzlich eine Mappe für die Dokumentenmappe führen müssen. Darin sollen Kaufbeleg, Bedienungsanleitung, Registerplan, jährliche Prüfvermerke und gegebenenfalls der Antrag auf Ersatz einer überfüllten Dokumentenmappe gesammelt werden.
Die Zentralstelle für Formularwesen spricht von einem „wichtigen Meilenstein auf dem Weg zu einem transparenten, belastbaren und vollständig abheftbaren Alltag“. Bürger müssten sich keine Sorgen machen: Wer seine Unterlagen bislang chaotisch, aber vollständig aufbewahrt habe, könne dies künftig weiterhin tun – allerdings nur nach vorheriger Anzeige, schriftlicher Begründung und Einordnung in Register 12.